Sekretariat

Ort: Vorarlberg

Abteilung/Dienststelle: je nach Bedarf und Interesse

Beschäftigungsausmaß: 50-100% (20-40 Stunden)

Das Sekretariatsteam hat ein klares Ziel: reibungslose Abläufe und effiziente Verwaltungsprozesse. Es unterstützt Führungskräfte, koordiniert Termine, verwaltet Korrespondenz und organisiert Unterlagen. Mit präziser und strukturierter Arbeitsweise sorgt es für eine zuverlässige Erledigung aller Aufgaben und leistet so einen wichtigen Beitrag zu einer bürgerorientierten Verwaltung in Vorarlberg – je nach Bereich mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

Aufgaben – so leisten Sie einen wertvollen Beitrag:

• Der erste freundliche Kontakt: Sie sind erste Ansprechstelle, egal, ob am Telefon oder vor Ort, und damit Aushängeschild für einen serviceorientierten und freundlichen Kundenkontakt.
• Administrativ zuarbeiten: Sie kümmern sich um die Datenpflege, bearbeiten den Schriftverkehr und halten die gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand.
• Sachbearbeitung unterstützen: Gemeinsam im Team bearbeiten Sie Fragestellungen und Anträge und finden gute Lösungen für Anliegen der Menschen in Vorarlberg.
• Akten verwalten: Sie legen Akten an, verwalten sie in verschiedenen Systemen und sorgen für eine lückenlose Archivierung.
• Vergabeverfahren begleiten: Je nach Einsatzbereich assistieren Sie bei der Durchführung von Vergabeverfahren.
• Förderungsabwicklung unterstützen: Sie helfen bei der Abwicklung von Förderungen, um eine zeitgerechte und korrekte Auszahlung zu gewährleisten.

Anforderungen – das bringen Sie sinnvollerweise mit:

• Ausgebildet: Sie haben eine Lehre oder Fachschule im kaufmännischen-administrativen Bereich abgeschlossen.
• Erfahren: Einschlägige Berufserfahrung ist von Vorteil.
• Kompetent: Sie verfügen über sehr gute Rechtschreib- und Microsoft Office Kenntnisse.
• Eigenverantwortlich: Strukturiertes und selbständiges Arbeiten sowie Genauigkeit und Zuverlässigkeit zählen zu Ihren Stärken.
• Kommunikationsstark: Auch in herausfordernden Situationen begegnen Sie Bürgerinnen und Bürgern freundlich und respektvoll.
• Teamfähig: Ihre aufgeschlossene und hilfsbereite Art macht Sie zu einer wertvollen Ergänzung im Team.

Arbeitserlebnis – das versprechen wir Ihnen als Arbeitgeberin:

• Gestaltungsfreiraum: Bei uns arbeiten Sie selbstständig, übernehmen Verantwortung und gestalten Aufgaben eigenständig mit.
• Hilfsbereitschaft & gutes Arbeitsklima: Das spüren Sie von Anfang an auch abteilungsübergreifend.
• Benefits: Jobticket, Dienstrad, Kinderzulage, Zuschuss zum Mittagessen und noch vieles mehr.
• Jobsicherheit & Urlaub: Nach dem befristeten ersten Jahr bieten wir einen sicheren Job und bis zu 32 Urlaubstage abhängig vom Lebensalter.
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir bieten Weiterbildungskurse an und unterstützen Sie je nach beruflichen Zielen individuell.
• Work-Life-Balance: Dank flexibler Arbeitszeiten bekommen Sie private und berufliche Pläne gut unter einen Hut.

Gehalt:

Bei dieser Stelle verdienen Sie auf Basis des Landesbedienstetengesetz 2000 je nach Einsatzbereich, Ausbildung und Berufserfahrung zwischen € 2.537,73 und € 3.731,57 brutto pro Monat. Das entspricht der Gehaltsklasse 6 bzw. 7.

Für die Bewerbung sind Lebenslauf, Motivationsschreiben mit Information zum möglichen Beschäftigungsausmaß sowie möglichen Dienstorten, positives Abschlusszeugnis der kaufmännischen Ausbildung und Arbeitszeugnisse sofern vorhanden erforderlich.