Assistenz der Landesgeschäftsführung

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Assistenz der Landesgeschäftsführung

AMS Salzburg sucht für die AMS Landesgeschäftsstelle Salzburg eine Assistenz der Landesgeschäftsführung in Teilzeit mit mindestens 80 Prozent oder Vollzeit zum ehestmöglichen Zeitpunkt nach Abschluss des Auswahlverfahrens.

In dieser Position unterstützen Sie die Landesgeschäftsführung loyal und vertraulich bei der Administration und Verwaltung aller im Büro der Geschäftsführung anfallenden Agenden. Das Assistenzteam der Landesgeschäftsführung besteht aus zwei Personen, die sich bei Bedarf vertreten.

Aufgaben

  • Termin- und Auftragsmanagement für die Landesgeschäftsführung
  • Organisation von Veranstaltungen der Geschäftsführung inklusive Vor- und Nachbereitung, After-Sales und Dokumentation in der AMS-EDV
  • Koordination mit Fachabteilungen bei Anfragen von übergeordneten Stellen
  • E-Mail-Bearbeitung der Landesgeschäftsführung
  • Erstellung von Präsentationen und Protokollführung
  • Unterstützung bei Online-Tagungen und Videokonferenzen inklusive Bereitstellung technischer Voraussetzungen
  • Datenpflege von Netzwerkpartner:innen
  • Mitarbeit im Content-Team sowie Servicierung von Intranet- und Extranet-Web-Anwendungen
  • Sitzungssaalmanagement, Terminkoordination und Ressourcenplanung
  • Planung und Organisation der Dokumentenverwaltung sowie administrative und organisatorische Tätigkeiten
  • Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen
  • Organisation von Tagungen und Fachtagungen
  • Bewirtung der Gäste und Vorbereitung von Besprechungsräumen
  • Koordination von Revisionstätigkeiten der Bundesgeschäftsstelle auf Landesebene
  • SRM-Bestellwesen und SAP-Genehmigungen
  • In Vertretung Betreuung der Mitglieder des Landesdirektoriums und Protokollführung bei Sitzungen

Anforderungen

  • Idealerweise Erfahrung im Assistenzbereich
  • Fundierte EDV-Anwenderkenntnisse in Word, PowerPoint und Excel
  • Arbeiten mit Web-Anwendungen wie MS Teams Apps, Intranet, Extranet, SRM-Bestellwesen und SAP
  • Affinität zu neuen Medien und Social Media
  • Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Team-, Kunden- und Serviceorientierung
  • Äußerste Diskretion und Loyalität
  • Organisationstalent und Entscheidungsfähigkeit
  • Positive Grundhaltung, proaktives Arbeiten und Bereitschaft zur Weiterbildung
  • Hohe Belastbarkeit, Frustrationstoleranz und Flexibilität bei Belastungsspitzen
  • Gute mündliche und schriftliche Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit
  • Kompetenz im Gender- und Diversity-Management
  • Bei Neueintritten Bereitschaft zur AMS-internen Grundausbildung in Linz

Angebot

  • Sinnstiftende Tätigkeit, fundierte Einschulung und strukturiertes Onboarding
  • Breites Weiterbildungs- und Karrieremodell
  • Kollegiales Umfeld mit starkem Wir-Gefühl
  • Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
  • Gelebte Gleichstellung und Diversität
  • Sozial- und Gesundheitsbenefits
  • Bei Vollzeit Einstiegsgehalt für Neueintritte von 3.732,10 bis 4.212,10 Euro brutto monatlich

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Beim AMS Österreich dreht sich der Arbeitsalltag um eine Frage: Wie bringt man Menschen ohne Job und Betriebe mit offenen Stellen zusammen? Wer hier arbeitet, berät Arbeitsuchende, gewinnt Stellen bei Unternehmen und entscheidet über Förderungen und finanzielle Leistungen. Das Arbeitsmarktservice ist die zentrale Anlaufstelle des österreichischen Arbeitsmarkts. Seit 1994 ist es ein eigenständiges Dienstleistungsunternehmen öffentlichen Rechts mit Sitz in Wien.

Das AMS ist über ganz Österreich verteilt. Eine Bundesgeschäftsstelle in Wien, neun Landesgeschäftsstellen und 99 regionale Geschäftsstellen sorgen dafür, dass es in fast jedem Bezirk eine Anlaufstelle gibt, dazu kommen rund 70 BerufsInformationsZentren für die Berufsorientierung. Rund 6.500 Menschen arbeiten hier (Wikipedia, Stand 2023). Die meisten von ihnen sitzen in der Beratung: Sie sprechen täglich mit Kundinnen und Kunden und akquirieren Jobs bei Arbeitgebern. Eine Organisation dieser Größe braucht aber auch eigene Fachleute. In der IT, im Recht, in den Finanzen und im Personalbereich entstehen Aufgaben, die mit dem Bild des klassischen Schalterbeamten wenig zu tun haben.

Wer einsteigt, lernt das Handwerk im Haus. Das AMS bildet sein Personal über die eigene Günther Steinbach Akademie aus und setzt auf laufende Weiterbildung, die neben dem Fachwissen auch Gesundheit und Persönlichkeitsentwicklung mitdenkt. Wer eine Lehre sucht, kann den Beruf Personaldienstleister/in direkt im Betrieb erlernen. Gehalt und Arbeitszeit regelt ein eigener Kollektivvertrag mit veröffentlichten Gehaltstabellen, die Arbeitszeit lässt sich über mehrere Modelle flexibel einteilen. Eigene Programme fördern gezielt Frauen auf dem Weg in Führungsfunktionen.

Stabilität gehört zu den nüchternen Argumenten für diesen Arbeitgeber. Das AMS ist gesetzlich verankert und in jedem Bundesland präsent. Sein Auftrag verschwindet nicht mit der nächsten Konjunkturdelle, im Gegenteil. Jahr für Jahr melden sich in Österreich im Schnitt rund eine Million Menschen beim AMS arbeitslos, und etwa 7 Milliarden Euro an Leistungen fließen über das Haus (Wikipedia). An der Spitze steht ein zweiköpfiger Vorstand mit Johannes Kopf und Petra Draxl.

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