Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

IHS – Institut für Höhere Studien sucht in Wien zur Verstärkung des Teams Strategic Management Support eine engagierte und organisationsstarke Assistenz der Institutsleitung in Vollzeit mit 35 Wochenstunden.

Das IHS ist ein führendes außeruniversitäres Forschungsinstitut, das empirisch fundiertes Wissen zu wichtigen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Herausforderungen schafft. Es betreibt angewandte Grundlagenforschung und unparteiische wissenschaftliche Politikberatung und verbindet wirtschafts- und sozialwissenschaftliche Perspektiven.

Auf dieser zentralen Stabsstelle stellen Sie in enger Zusammenarbeit mit den Administrations- und Forschungseinheiten den reibungslosen, professionellen Ablauf der laufenden Geschäfte sicher. In einem dynamischen und terminlich dichten Umfeld agieren Sie als verlässliche Konstante, koordinieren die Prioritäten der Institutsleitung und entlasten diese im operativen Tagesgeschäft.

Ihre Aufgaben

Strategisches Terminmanagement: eigenverantwortliche Koordination, Priorisierung und Optimierung des komplexen Terminkalenders der Institutsleitung.
Informations- und Dokumentenmanagement: strukturierte Aufbereitung inhaltlicher Briefings, Dossiers und Tagesmappen zur Vor- und Nachbereitung von Leitungsterminen.
Stakeholder-Management: souveräne Betreuung des Front Offices und kompetente Kommunikationsschnittstelle für hochrangige Personen aus Wissenschaft, Politik und Wirtschaft.
Prozessgestaltung: proaktive Weiterentwicklung, Strukturierung und Organisation der administrativen Unterstützungsstrukturen im Office der Institutsleitung.

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische oder akademische Ausbildung und mindestens 3 Jahre fundierte Berufserfahrung im anspruchsvollen Office- oder Projektmanagement.
Ausgezeichnetes Priorisierungs- und Zeitmanagement sowie die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen strukturiert und lösungsorientiert zu agieren.
Hohes Maß an Selbstorganisation, absolute Diskretion und ausgeprägte Teamorientierung.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie versierter Umgang mit MS Office inklusive Teams.

Was wir Ihnen bieten

Eine verantwortungsvolle Rolle an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Praxis.
Die Möglichkeit, Prozesse im Office der Leitung aktiv und eigenverantwortlich weiterzuentwickeln.
Förderung Ihrer persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung durch maßgeschneiderte Weiterbildungspfade.
Ein kollegiales, diverses Team, das hohe Leistungsstandards mit einem wertschätzenden Miteinander verbindet.
Moderne Arbeitsbedingungen eines zertifizierten familienfreundlichen Arbeitgebers mit 35-Stunden-Woche als Vollzeitbasis.
Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten.
Mehr Erholung durch bezahlte Tage während institutsinterner Betriebsruhe zusätzlich zum regulären Urlaub.
Mindestgehalt von 3.724,10 Euro brutto pro Monat bei 35 Wochenstunden, 14-mal jährlich, mit Möglichkeit einer Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Bewerbung

Bewerbungen sind bis 30.06.2026 unter der Kennnummer 110.970 bevorzugt über das Karriereportal oder per E-Mail möglich.

Ansprechpartner ist Horst Neumayer, ISG Personalmanagement GmbH, E-Mail: bewerbung@isg.com.

Bewerben

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Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Strategisches Terminmanagement: eigenverantwortliche Koordination, Priorisierung und Optimierung des komplexen Terminkalenders der Institutsleitung.
Informations- und Dokumentenmanagement: strukturierte Aufbereitung inhaltlicher Briefings, Dossiers und Tagesmappen zur Vor- und Nachbereitung von Leitungsterminen.
Stakeholder-Management: souveräne Betreuung des Front Offices und kompetente Kommunikationsschnittstelle für hochrangige Personen aus Wissenschaft, Politik und Wirtschaft.
Prozessgestaltung: proaktive Weiterentwicklung, Strukturierung und Organisation der administrativen Unterstützungsstrukturen im Office der Institutsleitung.

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische oder akademische Ausbildung und mindestens 3 Jahre fundierte Berufserfahrung im anspruchsvollen Office- oder Projektmanagement.
Ausgezeichnetes Priorisierungs- und Zeitmanagement sowie die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen strukturiert und lösungsorientiert zu agieren.
Hohes Maß an Selbstorganisation, absolute Diskretion und ausgeprägte Teamorientierung.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie versierter Umgang mit MS Office inklusive Teams.

Was wir Ihnen bieten

Eine verantwortungsvolle Rolle an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Praxis.
Die Möglichkeit, Prozesse im Office der Leitung aktiv und eigenverantwortlich weiterzuentwickeln.
Förderung Ihrer persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung durch maßgeschneiderte Weiterbildungspfade.
Ein kollegiales, diverses Team, das hohe Leistungsstandards mit einem wertschätzenden Miteinander verbindet.
Moderne Arbeitsbedingungen eines zertifizierten familienfreundlichen Arbeitgebers mit 35-Stunden-Woche als Vollzeitbasis.
Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten.
Mehr Erholung durch bezahlte Tage während institutsinterner Betriebsruhe zusätzlich zum regulären Urlaub.
Mindestgehalt von 3.724,10 Euro brutto pro Monat bei 35 Wochenstunden, 14-mal jährlich, mit Möglichkeit einer Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

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Bewerbungen sind bis 30.06.2026 unter der Kennnummer 110.970 bevorzugt über das Karriereportal oder per E-Mail möglich.

Ansprechpartner ist Horst Neumayer, ISG Personalmanagement GmbH, E-Mail: bewerbung@isg.com.

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ISG Personalmanagement GmbH

Universitätsring 14
1010 Wien
Österreich

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ISG Personalmanagement GmbH

Wien

ISG Personalmanagement besetzt Stellen, die Unternehmen nicht aus eigener Kraft füllen, vom Spezialisten in der Fertigung bis zur Geschäftsführung. Gegründet 1999 in Wien, ist daraus eines der größeren HR-Beratungshäuser Europas geworden. Rund 800 Beraterinnen und Berater arbeiten heute in etwa 60 Büros, verteilt über mehr als 50 Länder.

Im Kern dreht sich alles um Menschen und Positionen. Für Klienten aus Industrie, Handel und Dienstleistung sucht ISG Fach- und Führungskräfte, mal ganz diskret eine neue Vorständin, mal ein komplettes Team. Daneben stehen Felder, die über das reine Vermitteln hinausgehen. ISG bildet Mitarbeiter weiter und verkauft Training auch als eigene Dienstleistung. Wird jemand gekündigt, begleitet das Haus ihn in den nächsten Job. Und über das eigene Media House schaltet ISG Stellenanzeigen und Employer-Branding-Kampagnen für seine Kunden.

Wer hier einsteigt, lernt das Geschäft meist von Grund auf. Im Research spürt man passende Kandidaten auf und spricht sie an. In der Beratung führt man die Gespräche und hält den Kontakt zu den Kunden. Viele fangen im Research an und wachsen in die Beratung hinein. Dazu kommen Trainerinnen, Leute aus dem Marketing und der Verwaltung. Die Rollen reichen vom Berufseinsteiger bis zum erfahrenen Branchenkenner.

Internationalität ist hier kein Etikett. Eine Suche endet selten an der Landesgrenze. Über das Netz aus rund 60 Büros lässt sich eine Position auch in Mittel- und Osteuropa oder weiter weg besetzen. Der Stammsitz liegt am Universitätsring im ersten Wiener Bezirk, ein zweiter Standort steht in München. Geführt wird das Unternehmen bis heute von seinem Gründer Guido Leissinger.

Quellen: