Assistenz der Forschungs- und Projektekoordination

Assistenz der Forschungs- und Projektekoordination

Die Hochschule Campus Wien ist eine kompetente, verlässliche Partnerin sowohl für ihre Mitarbeiter*innen und Studierenden als auch für die Gesellschaft, für die wir ausbilden. Wir setzen dabei auf Vielfalt, Chancengleichheit und auf ein respektvolles Miteinander. Unser Teamspirit und gelebte Kollegialität ermöglichen ein Arbeiten in einem förderlichen Umfeld.

Die Forschungs- und Projektekoordination ist die zentrale Service- und Kontaktstelle für die Planung und Umsetzung von Projekten. Wir fungieren als Projektmanagement-Office und erste Ansprechstelle für Kooperationspartner*innen aus Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft zu Themen wie Forschungsförderung, Auftragsforschung, Wissens- und Technologietransfer sowie Third Mission.

Wir möchten unser engagiertes und kompetentes Team mit Ihrer Expertise ab sofort verstärken. 20 Wochenstunden, unbefristet.

Ihr Aufgabenbereich

• Sie entlasten die Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen und behalten Fristen sowie laufende Aufgaben im Blick.
• Sie übernehmen die Termin- und Kalenderverwaltung sowie die Verwaltung des Postfachs der Abteilungsleitung.
• Sie übernehmen die klassischen Büroagenden: Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Telefonbetreuung, Reiseorganisation und Erstellung von Dokumenten.
• Sie organisieren und begleiten Besprechungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf: Vorbereitung und Nachbereitung der Unterlagen, Protokollführung und Berichterstellung sowie Organisation von Räumen, Technik und Verpflegung.
• Sie gewährleisten eine strukturierte Administration und Ablage digital und physisch und fungieren als erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen.
• Sie agieren als enge Schnittstelle zum Vizerektorat Forschung und Entwicklung.

Ihr Profil

• Fundierte kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung im Office-Management und im Assistenzbereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Perfekte Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse auf Niveau B2
• Organisationstalent, eigenständige Arbeitsweise, hohe Service- und Kund*innenorientierung, Diskretion
• Zielstrebigkeit, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit

Rahmenbedingungen

• Dienstort: Wien 10
• Beschäftigungsausmaß von 20 Wochenstunden
• Das Gehalt richtet sich nach dem Gehaltssystem der Hochschule Campus Wien und hängt von den facheinschlägigen Vordienstzeiten ab. Für diese Position ist ein Entgelt ab EUR 3.109 brutto monatlich vorgesehen auf Vollzeitbasis mit 39 Wochenstunden bei 5 Jahren facheinschlägiger, anrechenbarer Berufserfahrung.
• Dienstantritt: ab 1. September 2026

Unser Angebot

• Stabiles und sicheres Arbeitsumfeld
• Kollegiales Team sowie ein spannendes Aufgabengebiet mit vielen Möglichkeiten sich einzubringen
• Optimale Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz sowie gute Erreichbarkeit mit Fahrrad oder Auto
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten inklusive Homeoffice-Möglichkeiten
• Lebensmittelgutscheine
• Gesundheitsangebote von Campus Vital
• Familienfreundliche Hochschule mit Maßnahmen zur Unterstützung von Mitarbeitenden und Studierenden mit Kindern bzw. Pflegeverpflichtungen

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht/Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion, Alter und Elternschaft oder Betreuungs- bzw. Pflegeverpflichtungen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen über unser Online-Bewerbungsportal inklusive Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit bis 14.08.2026. Informationen zum Datenschutz finden Sie unter https://www.hcw.ac.at/datenschutzerklaerung.