Executive Assistant/Part-Time (all humans)

Sparkasse Pöllau AG
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Executive Assistant/Part-Time (all humans)

Location: Wien

Working hours: Part-time, 15-20 hours per week

Occupational Area: Assistenz / Administration

Company: Erste Digital

The future of banking is digital, and IT is the key to this change. Erste Digital is the digital enabler that drives innovative IT solutions for Erste Group, the leading banking group in CEE. Our service involves run the bank as well as change the bank activities. Our more than 2,000 IT experts and enthusiasts deliver best-in-class IT solutions and services to all Erste Group entities and directly to more than 16 million customers.

Group Finance & HR Solutions as a division takes care of the digitalization of business processes in the areas of accounting, procurement, financial consolidation, taxes, people & culture, and statutory reporting.

We're looking for an exceptionally organized and proactive Executive Assistant for a part-time role to support our Division Head. In this highly visible role, you will be the driving force behind seamless calendar management, strategic scheduling, and high-level coordination across senior leadership.

What to do:

  • Own and manage the Division Head's complex and ever-changing calendar with precision and foresight
  • Coordinate and prioritize meetings across multiple stakeholders, including meeting rooms and internal resources
  • Organize and support larger division-wide meetings and sessions
  • Take responsibility for end-to-end event management including scheduling, logistics and budget
  • Support daily and monthly administrative and operational tasks of the whole division, including physical and digital mail, travel expenses, time bookings and attendance approvals
  • Keep the homebase an organized and welcoming space

You check these boxes:

  • Completed commercial education, experience with office management and/or as an executive assistant or comparable qualification
  • Fluency in German and English
  • Confident use of MS Office, including Outlook, Excel, Teams and SharePoint
  • Excellent organizational and time management skills and a structured way of working
  • High level of loyalty, reliability and a friendly, clear communication style
  • Resilient, flexible and team-oriented
  • Ability to operate with absolute discretion and handle sensitive information
  • Strong sense of ownership, responsibility and service orientation
  • The position is part-time; availability for 15-20 hours per week is required and the position is also suitable for a student

We offer a diverse and responsible role at the interface to senior management. You join a respectful working environment and a well-established team. We provide comprehensive onboarding by the long-standing role holder and numerous opportunities for further development and active contribution in office management.

Why you will like us:

  • Possibility to benefit and learn from our international, talented and passionate community at Erste
  • Interest groups and clubs: take part in discussions and get involved in projects
  • Health Centre: the Erste Campus operates a fully equipped health center that offers all employees a high standard of medical services during working hours
  • Employee benefits: Benefit from special conditions for financial services and insurances, supermarkets, clothing stores and many more
  • Employee Referral Program: become a talent scout for career opportunities in IT
  • A competitive and performance-related salary dependent on professional and personal qualifications is granted. The minimum full-time equivalent wage for this position in accordance with the respective collective agreement is EUR 45,738 gross per year.

The way we are:

Erste Group considers the diversity of its employees as key to innovation and success. As employer we are proud to offer everyone equal chances, irrespective of age, skin colour, religious belief, gender, sexual orientation or origin.

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Silvia Suránová

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Sparkasse Pöllau AG

Hauptplatz 2
2293 Marchegg
Österreich

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Sparkasse Pöllau AG

Marchegg

9.872 Kundinnen und Kunden, 39 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zwei Standorte im Pöllauer Tal. So sah die Sparkasse Pöllau zum Ende des Geschäftsjahres 2024 aus. Das Haus gehört keiner Großbank und keinen Aktionären, sondern zu hundert Prozent einer gemeinnützigen Privatstiftung. Gegründet hat es 1872 der Gemeindearzt und Apotheker Josef Schrittwieser.

Das Geschäft ist klassisches Regionalbankgeschäft: Konten und Wohnbaufinanzierungen für die Haushalte im Naturpark Pöllauer Tal, Kredite für die Betriebe vor Ort. Wie gut das ankommt, hat der Sparkassen Award 2025 gezeigt. In der Kategorie Qualität, gemessen über eine österreichweite Kundenbefragung, holte Pöllau den ersten Platz unter allen Sparkassen des Landes. In der Neukundenentwicklung wurde es Platz drei, im Gesamtranking seiner Größenklasse ebenfalls.

Die Sparkasse Pöllau ist eigenständig geblieben. 2003 wurde aus der Gemeindesparkasse eine Aktiengesellschaft im Eigentum der Privatstiftung Sparkasse Pöllau, deren Begünstigte gemeinnützige, mildtätige und kirchliche Einrichtungen sind. Über 100 soziale Projekte hat die Stiftung seither gefördert und dafür mehr als 300.000 Euro ausgeschüttet. Gleichzeitig hängt das kleine Haus an einer großen Gruppe: Es gehört dem Haftungsverbund der österreichischen Sparkassen und dem Österreichischen Sparkassenverband an, und Bewerbungen laufen über das gemeinsame Portal von Erste Group, Erste Bank und Sparkassen. Die Bilanzsumme lag 2023 bei 266 Millionen Euro und damit um 4,2 Prozent über dem Vorjahr. Seit dem Umbau 2007/2008 hat sich das Geschäftsvolumen annähernd verdoppelt, die Zahl der Beschäftigten ebenso.

Die Berufsbilder sind breiter, als 39 Beschäftigte vermuten lassen. In der Beratung sitzen zertifizierte Vermögensberaterinnen und Wohnbaufinanzierer, drei von ihnen zusätzlich als Nachhaltigkeitsberater für Veranlagung ausgebildet. Dahinter arbeitet ein eigenes Risikomanagement mit Compliance- und Rechtsagenden, und eine Teamleiterin führt Bilanzbuchhaltung und Personalwesen in einer Hand. Auch Organisation, IT und Sicherheit betreut das Haus mit eigenen Leuten. Lehrlinge bildet es ebenfalls aus.

Seit 2020 arbeitet die Sparkasse unter einer selbst gewählten Vision, die sie "Red Bees" nennt: innovativer, nachhaltiger und gemeinwohlorientierter zu sein als andere. Daraus entstand auch die beeex GmbH, eine Tochter im Alleineigentum der Sparkasse, die seit August 2020 Web- und App-Software entwickelt und Betriebe der Region vernetzt. Alle Mitarbeitenden bekommen einen eigenen Laptop, Homeoffice ist nach Absprache möglich, weitergebildet wird über Workshops, Seminare und E-Learning. Zu Gehältern veröffentlicht das Haus nichts. Die Zentrale steht seit 1963 am Hauptplatz 2 in Pöllau, die Filiale in Stubenberg am See seit 1993.

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