Institutskoordinator*in

Universität Wien
Feedback geben
shareIconshareIconprinterIcon

Institutskoordinator*in

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Gesucht wird ein*e Institutskoordinator*in an der Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft.

Besetzung ab: 01.11.2026 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb | Stellen ID: 5777

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, administrieren und koordinieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team. Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet. Eine anschließende Verlängerung ist möglich und wird ausdrücklich angestrebt.

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Als Institutskoordinator*in sind Sie für den gesamten organisatorischen Bereich des Instituts zuständig und koordinieren, planen, monitorieren und optimieren Arbeitsprozesse in allen Belangen der Institutsverwaltung eigenverantwortlich. Das Institut Wiener Kreis sucht eine*n kompetente*n, motivierte*n, engagierte*n und selbständige*n Institutskoordinator*in mit Erfahrung im Management im universitären, öffentlichen oder wissenschaftlichen Bereich.

Das machen Sie konkret

  • Sie sind zentrale Schnittstelle und Ansprechpartner*in zwischen Institutsleitung, Mitarbeiter*innen und Universitätsebene und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz.
  • Sie unterstützen die Institutsleitung in strategischen und operativen Belangen.
  • Sie steuern und optimieren zentrale administrative Prozesse in der Institutsverwaltung.
  • Sie planen und verwalten das Institutsbudget.
  • Sie koordinieren und leiten das administrative Personal fachlich an.
  • Sie arbeiten in den Bereichen Personal-, Raum- und Veranstaltungsplanung eng mit Fakultät und Universität zusammen.
  • Sie koordinieren Auswahlverfahren und Vertragserstellung für IVC-Research-Fellowships.
  • Sie betreuen IVC-Research-Fellows, Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen administrativ.
  • Sie administrieren Ausschreibungs- und Recruitingprozesse und unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
  • Sie koordinieren Basisdaten für strategische Raumplanung und allfällige Umbauarbeiten.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

  • Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, vorzugsweise im wissenschaftlichen oder universitären Kontext.
  • Abgeschlossene mittlere oder höhere Schule, Studium oder Lehrabschluss mit Praxis im kaufmännischen Administrationsmanagement.
  • Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint.
  • Sehr guter sprachlicher Ausdruck in Englisch und Deutsch ab B2-Level.
  • Erfahrung mit universitären EDV-Anwendungen wie i3v, SAP oder HR4u ist von Vorteil.
  • Erfahrung mit Content-Management-Systemen, zum Beispiel Typo3.
  • Wünschenswert sind Stakeholder-Management, Unterstützung von Wissenschaftler*innen, Organisations- und Koordinationsfähigkeit, Personalführung, Verantwortungsbewusstsein, soziale und interkulturelle Kompetenz, Teamfähigkeit und Serviceorientierung.

Das bieten wir Ihnen

Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu Remote Work, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Der Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Es gibt laufend die Möglichkeit, Kompetenzen durch ein umfangreiches, kostenfreies Kursangebot zu vertiefen.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3131,30 auf Basis Vollzeit erhöht sich, wenn Berufserfahrungen angerechnet werden können.

So einfach bewerben Sie sich

  • Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben.
  • Mit Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation.
  • Über das Jobportal beziehungsweise den Jetzt-Bewerben-Button.

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte Georg Schiemer: georg.schiemer@univie.ac.at

Bewerbungsfrist: 16.08.2026

Bewerben

Hauptstandort

Random Phone Number
randomemail@example.com

Ansprechpartner

Klicke hier,
um mit der Karte zu interagieren.

Hauptstandort

Universität Wien

Universitätsring 1
1010 Wien
Österreich

Universität Wien - image

Universität Wien

Wien
Universität Wien

Die Universität Wien ist eine der ältesten und größten Universitäten Europas und stellt mit rund 10.700 Mitarbeiter*innen einen erheblichen Innovationsfaktor für den Wiener Raum dar. Rund 85.200 nationale und internationale Studierende regen den intellektuellen Austausch in der Universitätsstadt Wien zusätzlich an.


Das Postgraduate Center ist das Kompetenzzentrum für professionelle Weiterbildung und Lifelong Learning der Universität Wien. Unser Ziel ist es, Menschen auf ihrem persönlichen Bildungs- und Karriereweg durch wissenschaftliche Weiterbildung zu unterstützen. Dafür bieten wir eine Vielzahl an Universitätslehrgängen, Bachelor-, Master- und Zertifikatsprogrammen am Puls der Zeit an. Unsere Weiterbildungen sind forschungsbasiert, interdisziplinär, hochqualitativ, international und praxisorientiert. Das umfangreiche Portfolio ist ein wesentlicher Beitrag der Universität Wien zur Wissensgesellschaft, zur "third mission" und zum Gelingen von Lifelong Learning.


Alle Details finden Sie auf der Website: www.postgraduatecenter.at


Bewerben:

Die Weiterbildungsprogramme der Universität Wien finden regelmäßig statt. Alle juristischen Angebote können auch berufsbegleitend absolviert werden und schließen mit dem akademischen Grad „LL.M.“ ab.

Interessierte können sich laufend bewerben. Alle Details zum jeweiligen Bewerbungsverfahren finden Sie auf der Website www.postgraduatecenter.at

Wir stehen Ihnen telefonisch unter (+43)01-4277-10800 zur Verfügung.

Allgemeine Anfragen nehmen wir unter info@postgraduatecenter.at entgegen.


Website: www.postgraduatecenter.at

Die Universität Wien ist eine der ältesten und größten Universitäten Europas und stellt mit rund 9.600 MitarbeiterInnen einen erheblichen Innovationsfaktor für den Wiener Raum dar. Knapp 90.000 nationale und internationale Studierende regen den intellektuellen Austausch in der Universitätsstadt Wien zusätzlich an.
Das Postgraduate Center ist das Kompetenzzentrum für professionelle Weiterbildung an der Universität Wien und bietet über 60 Masterprogramme, Universitätslehrgänge und Zertifikatskurse in den Bereichen „Bildung und Soziales“, „Gesundheit und Naturwissenschaften“, „Internationales und Wirtschaft“, „Kommunikation und Medien“ sowie „Recht“ an. Ergänzt wird das Portfolio durch Corporate Programs sowie interdisziplinäre Veranstaltungsreihen und Projekte zur Vernetzung von Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft.
Die Universität Wien garantiert wissenschaftliche Qualität nach internationalen Standards. Starke Praxisorientierung und interdisziplinäre Ausrichtung sind weitere wesentliche Qualitätskriterien. Das Postgraduate Center engagiert sich zudem aktiv im österreichischen und internationalen Diskurs zu Lifelong Learning.

Aktuell bietet das Postgraduate Center neun Weiterbildungen im Bereich „Recht“ an. Das Portfolio wird laufend ausgebaut und weiter entwickelt.

Alle Details finden Sie auf der Website: www.postgraduatecenter.at


Bewerben:
Die Weiterbildungsprogramme der Universität Wien finden regelmäßig statt. Alle juristischen Angebote können auch berufsbegleitend absolviert werden, die meisten schließen mit dem akademischen Grad „LL.M.“ ab.

Interessierte können sich laufend bewerben. Alle Details zum jeweiligen Bewerbungsverfahren finden Sie auf der Website www.postgraduatecenter.at


Kontakt:
Das Team des Service Center des Postgraduate Center ist für Sie persönlich und telefonisch zu folgenden Zeiten erreichbar:

Montag: 10.00 bis 14.00 Uhr
Dienstag: 14.00 bis 18.00 Uhr
Mittwoch: 10.00 bis 14.00 Uhr
Donnerstag: 14.00 bis 18.00 Uhr

Für persönliche Termine außerhalb dieser Zeiten können Sie sich gerne mit einem Terminwunsch an uns wenden. Allgemeine Anfragen nehmen wir unter info@postgraduatecenter.at entgegen!

Website: www.postgraduatecenter.at

Die Universität Wien ist eine der ältesten und größten Universitäten Europas und stellt mit rund 9.600 MitarbeiterInnen einen erheblichen Innovationsfaktor für den Wiener Raum dar. Knapp 90.000 nationale und internationale Studierende regen den intellektuellen Austausch in der Universitätsstadt Wien zusätzlich an.
Das Postgraduate Center ist das Kompetenzzentrum für professionelle Weiterbildung an der Universität Wien und bietet über 60 Masterprogramme, Universitätslehrgänge und Zertifikatskurse in den Bereichen „Bildung und Soziales“, „Gesundheit und Naturwissenschaften“, „Internationales und Wirtschaft“, „Kommunikation und Medien“ sowie „Recht“ an. Ergänzt wird das Portfolio durch Corporate Programs sowie interdisziplinäre Veranstaltungsreihen und Projekte zur Vernetzung von Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft.
Die Universität Wien garantiert wissenschaftliche Qualität nach internationalen Standards. Starke Praxisorientierung und interdisziplinäre Ausrichtung sind weitere wesentliche Qualitätskriterien. Das Postgraduate Center engagiert sich zudem aktiv im österreichischen und internationalen Diskurs zu Lifelong Learning.

Aktuell bietet das Postgraduate Center neun Weiterbildungen im Bereich „Recht“ an. Das Portfolio wird laufend ausgebaut und weiter entwickelt.

Alle Details finden Sie auf der Website: www.postgraduatecenter.at


Bewerben:
Die Weiterbildungsprogramme der Universität Wien finden regelmäßig statt. Alle juristischen Angebote können auch berufsbegleitend absolviert werden, die meisten schließen mit dem akademischen Grad „LL.M.“ ab.

Interessierte können sich laufend bewerben. Alle Details zum jeweiligen Bewerbungsverfahren finden Sie auf der Website www.postgraduatecenter.at


Kontakt:
Das Team des Service Center des Postgraduate Center ist für Sie persönlich und telefonisch zu folgenden Zeiten erreichbar:

Montag: 10.00 bis 14.00 Uhr
Dienstag: 14.00 bis 18.00 Uhr
Mittwoch: 10.00 bis 14.00 Uhr
Donnerstag: 14.00 bis 18.00 Uhr

Für persönliche Termine außerhalb dieser Zeiten können Sie sich gerne mit einem Terminwunsch an uns wenden. Allgemeine Anfragen nehmen wir unter info@postgraduatecenter.at entgegen!

Website: www.postgraduatecenter.at

Die Universität Wien ist eine der ältesten und größten Universitäten Europas und stellt mit rund 9.600 MitarbeiterInnen einen erheblichen Innovationsfaktor für den Wiener Raum dar. Knapp 90.000 nationale und internationale Studierende regen den intellektuellen Austausch in der Universitätsstadt Wien zusätzlich an.
Das Postgraduate Center ist das Kompetenzzentrum für professionelle Weiterbildung an der Universität Wien und bietet über 60 Masterprogramme, Universitätslehrgänge und Zertifikatskurse in den Bereichen „Bildung und Soziales“, „Gesundheit und Naturwissenschaften“, „Internationales und Wirtschaft“, „Kommunikation und Medien“ sowie „Recht“ an. Ergänzt wird das Portfolio durch Corporate Programs sowie interdisziplinäre Veranstaltungsreihen und Projekte zur Vernetzung von Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft.
Die Universität Wien garantiert wissenschaftliche Qualität nach internationalen Standards. Starke Praxisorientierung und interdisziplinäre Ausrichtung sind weitere wesentliche Qualitätskriterien. Das Postgraduate Center engagiert sich zudem aktiv im österreichischen und internationalen Diskurs zu Lifelong Learning.

Aktuell bietet das Postgraduate Center neun Weiterbildungen im Bereich „Recht“ an. Das Portfolio wird laufend ausgebaut und weiter entwickelt.

Alle Details finden Sie auf der Website: www.postgraduatecenter.at


Bewerben:
Die Weiterbildungsprogramme der Universität Wien finden regelmäßig statt. Alle juristischen Angebote können auch berufsbegleitend absolviert werden, die meisten schließen mit dem akademischen Grad „LL.M.“ ab.

Interessierte können sich laufend bewerben. Alle Details zum jeweiligen Bewerbungsverfahren finden Sie auf der Website www.postgraduatecenter.at


Kontakt:
Das Team des Service Center des Postgraduate Center ist für Sie persönlich und telefonisch zu folgenden Zeiten erreichbar:

Montag: 10.00 bis 14.00 Uhr
Dienstag: 14.00 bis 18.00 Uhr
Mittwoch: 10.00 bis 14.00 Uhr
Donnerstag: 14.00 bis 18.00 Uhr

Für persönliche Termine außerhalb dieser Zeiten können Sie sich gerne mit einem Terminwunsch an uns wenden. Allgemeine Anfragen nehmen wir unter info@postgraduatecenter.at entgegen!

Website: www.postgraduatecenter.at

Klicke hier,
um mit der Karte zu interagieren.

Hauptstandort

Universität Wien

Universitätsring 1
1010 Wien
Österreich