Mitarbeiter*in Einkauf & Assistenz der Einkaufsleitung (m/w/d)

Mitarbeiter*in Einkauf & Assistenz der Einkaufsleitung (m/w/d)

Anstellungsart: Vollzeit

Stundenausmaß: 37 Wochenstunden (Vollzeit)

Arbeitsort: Mooslackengasse, 1190 Wien

Beginn: Ab sofort

Mache unseren Einkauf noch effizienter und schaffe damit Mehrwert für Menschen. Wir suchen eine motivierte Persönlichkeit für unser Einkaufsteam, die sowohl das operative Tagesgeschäft als auch administrative Assistenzaufgaben mit Freude übernimmt. Du bist stark in der Kommunikation, arbeitest strukturiert und behältst selbst bei parallelen Anfragen den Überblick? Dann gestalte unsere Abläufe aktiv mit und werde Teil unseres Teams.

Deine Aufgaben

Als Teil unseres Teams wirkst du daran mit, dass unsere Einrichtungen die notwendigen Bedarfe günstig und zeitgerecht einkaufen können, damit mehr Zeit und Mittel für die Menschen bleiben, die unsere Unterstützung brauchen.

• Einkaufsberatung und Service: Beratung der Einrichtungen bei Fragen rund um den operativen Einkauf, Unterstützung bei Bestellungen, Lieferant*innenanfragen und der Nutzung der Einkaufsprozesse.
• Operativer Einkauf: Abwicklung manueller Bestellungen, Einholung von Angeboten und Erstellung übersichtlicher Angebotsvergleiche unter Berücksichtigung von Preis, Qualität, Lieferbedingungen und Anforderungen der Einrichtungen.
• Assistenz der Einkaufsleitung: Unterstützung im Arbeitsalltag, eigenständige Terminverwaltung, Abstimmung von Besprechungen mit internen und externen Ansprechpartner*innen sowie Organisation und Vor- und Nachbereitung von Meetings, Teamtagen und Klausuren.
• Einkaufskarten und Abläufe: Verwaltung und Vergabe von Einkaufskarten sowie Begleitung verständlicher und verlässlicher Abläufe.
• Rechnungsbearbeitung: Prüfung und Bearbeitung von Eingangs- und Lieferantinnenrechnungen im digitalen Freigabesystem sowie Abstimmung bei Unklarheiten.
• Stammdaten und Dokumente: Pflege von Einkaufs- und Lieferant*innenstammdaten im ERP-System sowie nachvollziehbare Ablage von Verträgen, Vereinbarungen und Einkaufsunterlagen.
• Unterstützung im Einkaufsteam: Mithilfe bei Auswertungen, Aufbereitung von Unterlagen sowie organisatorische und administrative Aufgaben innerhalb der Einkaufsabteilung.

Dein Profil

• Berufserfahrung in der Administration, im Einkauf, in der kaufmännischen Sachbearbeitung und/oder in der Rechnungsprüfung.
• Genaue und strukturierte Arbeitsweise sowie Überblick bei mehreren parallelen Anfragen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und Microsoft Office; gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Klare und freundliche Kommunikation mit Einrichtungen, Lieferant*innen und internen Fachbereichen.
• Fähigkeit, Angebote, Preise und Konditionen nachvollziehbar zu vergleichen.
• Verantwortungsvoller Umgang mit Rechnungen, Verträgen und Daten.
• Selbstständige Arbeitsweise, lösungsorientiertes Handeln und Freude an Organisation und Einkaufsfragen.

Unser Angebot

• Nach dem vollendeten ersten Dienstjahr zwei zusätzliche Urlaubstage.
• Karfreitag, 24.12. und 31.12. bzw. entsprechende Ersatzleistungen als dienstfreie Tage.
• Zuschuss zur Öffi-Jahreskarte oder zum Klimaticket mit bis zu EUR 506,40 pro Jahr nach dem ersten vollendeten Arbeitsjahr.
• Offenes Arbeitsumfeld mit Diversität und Wertschätzung.
• Unterstützung bei beruflicher und persönlicher Weiterentwicklung durch Weiterbildungsangebote.
• Gesundheitsfördernde Maßnahmen und professionelle Sozialberatung.
• Ermäßigungen in Shops, Apotheken, Hotels und mehr sowie steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine und Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern.

Gehalt

Diese Position ist im Kollektivvertrag der Caritas in der Verwendungsgruppe IV eingestuft. Das kollektivvertragliche Mindestgehalt in Stufe 2 ohne Vordienstzeiten beträgt EUR 3.169,70 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis mit 37 Wochenstunden. Die reale Gehaltsspanne liegt zwischen EUR 3.169,70 und EUR 3.754,61 brutto pro Monat. Der Maximalwert bezieht sich auf 38 Stunden.

Bewerbung

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Organisation beitragen. Klick einfach auf Jetzt bewerben und übermittle deine Unterlagen.

Bei Fragen hilft Sigrid Poecksteiner, Leiterin Recruiting, gerne weiter: sigrid.poecksteiner@caritas-wien.at