Assistenz der Geschäftsführung (OeAD) & Projektassistenz (Innovationsstiftung für Bildung) (m/w/d)

OeAD-GmbH — Agentur für Bildung und Internationalisierung
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Assistenz der Geschäftsführung (OeAD) & Projektassistenz (Innovationsstiftung für Bildung) (m/w/d)

Unser Unternehmen

Sie möchten in einem zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten? Sie begeistern sich für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur? Erasmus+, Digitalisierung, Stipendienprogramme, Kultur- und Wissenschaftsvermittlung und Bildungskooperation klingen für Sie spannend? Dann sind Sie bei uns richtig!

Wir sind der OeAD, Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung. Mit über 404 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beraten, fördern und vernetzen wir Menschen und Institutionen in Österreich, Europa und internationalen Schwerpunktländern.

Unser Angebot

Das erwartet Sie

  • Sie sind für die Büroorganisation in der Geschäftsführung zuständig (Terminverwaltung und -koordination, Bestellungen, Rechnungskontrolle, etc.).
  • Sie unterstützen das Team der ISB bei der Organisation interner und externer Veranstaltungen, Workshops und Seminare.
  • Das Fristenmanagement und die Kontaktdatenpflege befinden sich in Ihrem Aufgabenbereich.
  • Sie koordinieren Vertragsverwaltung, Berichtslegung und Dokumentenablage für die Aktivitäten der Stiftung.
  • Sie bearbeiten die eingehende und ausgehende Post und verwalten die Ablage.
  • Sie führen Telefonate sowie eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
  • Sie empfangen und betreuen Kundinnen und Kunden bzw. Gäste der Geschäftsführung.
  • Die Organisation von Sitzungen sowie die Protokollführung zählen ebenfalls zu Ihrem Aufgabenfeld.
  • Sie organisieren Dienstreisen, inklusive Reisebuchungen, Dienstreiseanträgen und -Abrechnungen.
  • Sie bereiten Unterlagen für Termine in Kooperation mit Fachabteilungen auf.
  • Sie arbeiten im Zweierteam und stimmen die Aufgabeneinteilung laufend ab.

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen im Idealfall über ein abgeschlossenes Hochschulstudium, alternativ über eine abgeschlossene Matura oder ähnliche Qualifikation.
  • Eine einschlägige Ausbildung und/oder Berufserfahrung sind von Vorteil.
  • Sie bringen sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit.
  • Sie haben sehr gute Deutschkenntnisse (Level C1, GER) und gute Englischkenntnisse (Level B1, GER).
  • Genauigkeit ist Ihnen besonders wichtig.
  • Sie verfügen über Organisationstalent und erste Erfahrungen im Projektmanagement.
  • Sie können Zusammenhänge sowohl schriftlich als auch mündlich klar verständlich zusammenfassen.
  • Sie legen Wert auf ein freundliches und gepflegtes Auftreten.
  • Sie sind pflichtbewusst, verlässlich, flexibel, teamfähig, stressresistent, kommunikationsstark sowie proaktiv und mitdenkend.

Das bieten wir Ihnen

  • Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Vollzeittätigkeit im Ausmaß von 37,5 Wochenstunden und mit einem Gehalt ab 3.463,80 Euro brutto pro Monat, mit Überzahlung je nach einschlägiger Berufserfahrung.
  • Ein interdisziplinäres, engagiertes Team mit viel Bildungs- und Innovationsexpertise und wertschätzendem Umgang miteinander in der Innovationsstiftung für Bildung.
  • Ein Arbeitsbeginn ist ab sofort möglich. Nach einer Einarbeitungszeit wird ein unbefristetes Dienstverhältnis angestrebt.
  • Durch das Gleitzeitsystem wird flexibles Arbeiten ermöglicht.
  • Laufende interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Ihre Entwicklung im OeAD.
  • Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung können Sie diverse Angebote nutzen, zum Beispiel Yoga, Rückentraining, Gesundheitsvorträge und frisches Obst.
  • Nach der Einarbeitungszeit können Sie das Jobticket beantragen.
  • Das Büro befindet sich in zentraler Lage in Wien und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Vielfalt, Inklusion und Chancengerechtigkeit sind dem OeAD besonders wichtig. Wenn Sie diese Werte teilen, freut sich der OeAD auf Ihre Bewerbung.

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OeAD-GmbH — Agentur für Bildung und Internationalisierung

Ebendorferstraße 7
1010 Wien
Österreich

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OeAD-GmbH — Agentur für Bildung und Internationalisierung

Wien

Wer in Österreich mit Erasmus+ ein Auslandssemester macht oder als internationaler Forscher mit einem Stipendium nach Wien kommt, hat früher oder später mit dem OeAD zu tun. Die OeAD-GmbH ist Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung und gehört zur Gänze der Republik Österreich. 2023 zahlte sie rund 106 Millionen Euro an Förderungen für Projekte und Stipendien aus. Dahinter stehen rund 380 Menschen an Standorten im In- und Ausland.

Die Hauptaufgabe ist schnell erklärt: Der OeAD bringt Bildung über Grenzen. Als nationale Agentur für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps organisiert er, dass Schülerinnen, Lehrlinge, Studierende und Erwachsene ins Ausland gehen und Menschen aus aller Welt nach Österreich kommen. Rund 2.200 Stipendien für internationale Studierende und Forschende werden pro Jahr vergeben. Für die laufende Programmperiode bis 2027 sind bis zu 240.000 Teilnehmende aus Österreich allein im Erasmus+-Bildungsbereich vorgesehen. Das reicht von der Elementarpädagogik über Schule und Berufsbildung bis zu Hochschule und Erwachsenenbildung.

Gearbeitet wird sehr unterschiedlich. In den Programmteams beraten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Hochschulen und Schulen zu Förderanträgen, in der Stipendienverwaltung wird jede Bewerbung geprüft und abgerechnet, und Juristinnen, IT-Leute und Verwaltungsprofis halten den Betrieb am Laufen. Eine eigene Tochtergesellschaft verwaltet Wohnheime für internationale Studierende und Gastforschende. Den Hauptsitz hat der OeAD in der Wiener Ebendorferstraße, dazu kommen Büros in mehreren Bundesländern sowie Kooperationsbüros in der Ukraine, in Moldau, am Westbalkan und in Shanghai. Wer international arbeiten möchte, ohne das Land zu verlassen, findet hier viele Anknüpfungspunkte.

Die Stabilität kommt aus dem Eigentümer. Hinter der GmbH steht der Bund, das Geschäftsfeld ist öffentlicher Bildungsauftrag, nicht Quartalsgewinn. In der heutigen Form besteht die Gesellschaft seit 2009, sie baut aber auf mehr als sechs Jahrzehnten österreichischer Austauschtätigkeit auf. Geführt wird sie seit 2019 von Geschäftsführer Jakob Calice. Eine öffentlich ausgewiesene Mitarbeiterzahl schwankt je nach Quelle zwischen rund 370 und 380 Beschäftigten. Was die Arbeit ausmacht, lässt sich an einer Zahl festmachen: Bis zu 240.000 Menschen aus Österreich sollen bis 2027 über Erasmus+ einen Teil ihrer Ausbildung im Ausland verbringen.

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