Mitarbeiter*in im Projektmanagement-Office

Mitarbeiter*in im Projektmanagement-Office

Folgende Stelle wollen wir besetzen: Mitarbeiter*in im Projektmanagement-Office.

Wir haben das klare Ziel: unser Wien tagtäglich zu einer lebens- und liebenswerten Stadt zu machen, in der sich jede*r Bewohner*in in gleichem Maße und bei gleicher Qualität auf unsere Leistungen und Services verlassen kann. Dazu brauchen wir Sie!

Wir, die Magistratsabteilung 01 - Wien Digital sind eine innovative, serviceorientierte IT-Abteilung. Mit unseren rund 1.200 Mitarbeiter*innen schaffen wir für den Magistrat der Stadt Wien und den Wiener Gesundheitsverbund innovative Services im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT).

Analog war gestern. Wien (ist) Digital!

Rahmendaten

• Beschäftigungsausmaß: Vollzeit
• Arbeitsmodus: Hybrid
• Bewerbungsfrist: 09.08.2026
• Dienstort: 1220 Wien, Stadlauer Straße 54 und 56

Ihr Aufgabengebiet

Sie begeistern sich für Projektmanagement und möchten die Steuerung sowie Weiterentwicklung des Projekt- und Vorhabensportfolios von Wien Digital aktiv mitgestalten? In dieser abwechslungsreichen Position im Projektmanagement Office (PMO) leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung und Weiterentwicklung von Projektmanagementprozessen und tragen somit wesentlich zum Erfolg vielfältiger Digitalisierungsprojekte der Stadt Wien bei.

• Sie beraten Projektmanager*innen bei Fragen zu Projektstandards und fördern den Wissens- und Erfahrungsaustausch, beispielsweise im Rahmen von PM-Talks
• Sie steuern das Projekt- und Vorhabenportfolio operativ, indem Sie Projektinformationen qualitätssichern, kritisch prüfen, Abweichungen hinterfragen sowie eine vollständige und nachvollziehbare Projektdokumentation sicherstellen
• Sie begleiten und beraten Antragsteller*innen bei der Erstellung und managementgerechten Aufbereitung von Neu- und Änderungsanträgen bis zur Entscheidungsreife in den zuständigen Gremien. Dabei stellen Sie die Qualität der Antragsunterlagen sicher, holen fehlende Informationen ein und koordinieren die erforderlichen Abstimmungsschritte
• Sie gewährleisten während der Projektumsetzung eine vollständige, konsistente und qualitativ hochwertige Projektdokumentation, indem Sie projektrelevante Unterlagen prüfen, sich mit Projektleiter*innen und Fachbereichen abstimmen sowie offene Punkte bis zum Projektabschluss nachverfolgen und koordinieren
• Sie übernehmen eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben des PMO. Dazu gehören die Anlage und Pflege von Verrechnungsstrukturen in SAP, die Vergabe und Verwaltung von Berechtigungen sowie die Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen im Teammailpostfach

Ihr Profil

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Projektmanagement, Wirtschaft, Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im Projektmanagementumfeld oder in einem Projektmanagement Office mit
• Sie besitzen Erfahrung in der Prüfung und Qualitätssicherung von Projektdokumenten, beispielsweise von Anträgen, Angeboten oder Projekthandbüchern
• Sie besitzen gute Kenntnisse im Projekt- und Portfoliomanagement sowie in gängigen Projektmanagementmethoden, sowohl klassisch als auch agil
• Sie haben eine IPMA-Zertifizierung oder gleichwertige Kenntnisse
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Eigeninitiative aus und treiben übertragene Themen motiviert sowie eigenverantwortlich voran
• Sie können gute Deutschkenntnisse vorweisen (zumindest Level B2)
• Sie sind entscheidungsfreudig, überzeugen durch Ihr sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen
• Sie achten auf Genauigkeit und es liegt Ihnen, bei parallelen Aufträgen den Überblick zu behalten

Bitte beachten Sie die erforderlichen Ausbildungen für diese Position.

Unser Angebot

• Ihr Vertragsverhältnis basiert auf dem Wiener Bediensteten-Gesetz
• Flexible Arbeitszeiten ohne Kernarbeitszeit
• Möglichkeit, mobil zu arbeiten im Ausmaß bis zu 60%
• Möglichkeit zur Verrechnung von Überstunden oder Konsumation von Zeitausgleich
• Umfangreiches Ausbildungsangebot sowie Weiterentwicklungsmöglichkeiten in vielfältige Aufgabenbereiche innerhalb von Wien Digital
• Umfassendes Gesundheitsprogramm: z.B. jährliche Gesundenuntersuchung, Betriebsärztin, KFA-versichert

Frühester Start: Dezember 2026

Wir bieten ein Einstiegsgehalt von 4.098,36 Euro brutto monatlich (40 Wochenstunden, 14x jährlich). Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten kann sich ein höheres Gehalt ergeben.

Wir möchten den Anteil an Frauen in diesem Berufsfeld erhöhen und laden daher besonders Frauen zur Bewerbung ein. Es gelten die Bestimmungen des Wiener Gleichbehandlungsgesetzes.

Kontakt

Joana Hevera

Team Personalentwicklung

MA 01 - Wien Digital

1220 Wien, Stadlauer Straße 54 und 56

+43 1 4000 913986

Sie möchten gerne für die Stadt Wien arbeiten? Dann bewerben Sie sich gleich hier online!