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PA-Admin Senior (w/m/x)

Job ID: ZVHR087ADM126

An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften - ÖAW, der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich, ist in der Personalabteilung die Position als PA-Admin Senior (w/m/x) zu besetzen.

(Vollzeit)

Ihr Aufgabenbereich

  • First-Level-Beratung für administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
  • Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
  • Arbeitsrechtliche Prüfung von Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
  • Beratung von Führungskräften im Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
  • ÖAW-interne Abstimmung zu allen Personalmaßnahmen
  • Information des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
  • Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
  • Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung

Ihr Profil

  • Matura und idealerweise abgeschlossenes Studium (FH) mit HR-Schwerpunkt
  • Prüfung zur Personalverrechnung von Vorteil
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der HR-Administration in einer vergleichbaren Position
  • Fundiertes Verständnis für Prozesse und Digitalisierung
  • Gute Kenntnisse im österreichischen Arbeitsrecht
  • Hervorragender Umgang mit MS Office
  • Erfahrung mit HR-Systemen (z. B. SAP HCM, DPW, LGV+) von Vorteil
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Teamorientiertes Handeln mit Hands-On Mentalität
  • Sorgfältige, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit gutem Zeitmanagement

Unser Angebot

  • Abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einer der traditionsreichsten und zugleich dynamischsten wissenschaftlichen Einrichtungen Österreichs
  • Arbeitsort in zentraler Innenstadtlage mit flexibler Gleitzeitregelung
  • Home-Office-Möglichkeit

Für diese Position ist laut ÖAW-Kollektivvertrag ein monatliches Mindestgehalt in Höhe € 3770,55 (Vollzeitbasis) gemäß dem Kollektivvertrag der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW). Bei Teilzeitbeschäftigung erfolgt eine aliquote Anpassung entsprechend dem vereinbarten Stundenausmaß.

Darüber hinaus bieten wir eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Es ist für Sie selbstverständlich, sorgfältig und termingerecht zu arbeiten, dabei die nötige Eigenständigkeit bei Ihren Aufgaben einzubringen und mit Ihrer positiven Art die Abteilung professionell nach allen Seiten zu vertreten? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung inkl. CV, Motivationsschreiben und Dienstzeugnissen bis zum 20.08.2026.

Kontakt

Jovana Stankovic | Jovana.Stankovic@oeaw.ac.at | Zentrale Verwaltung | 1010 Wien, Österreich

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Österreichische Akademie der Wissenschaften

Wien

Schwarze Löcher im Weltall, antike Inschriften, die Mechanik der menschlichen Zelle: An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften wird an sehr unterschiedlichen Fragen gearbeitet. Rund 1.800 Menschen forschen hier, verteilt auf 26 Institute. Damit ist die ÖAW die größte außeruniversitäre Forschungseinrichtung des Landes.

Gegründet wurde die Akademie 1847, damals als Kaiserliche Akademie der Wissenschaften. Heute betreibt sie Grundlagenforschung in ganzer Breite. In den Life Sciences geht es um die Biologie der Zelle, in der Weltraumforschung um Instrumente für Satellitenmissionen, in den Altertumswissenschaften um Ausgrabungen und antike Texte. Dazu kommen Mathematik, Physik und Materialforschung ebenso wie Sozialforschung und die Digital Humanities. Geforscht wird nicht nur in Wien, wo die Akademie am Dr.-Ignaz-Seipel-Platz ihren Sitz hat, sondern auch an Standorten in Graz, Innsbruck, Linz und Leoben. Die ÖAW ist zugleich eine Gelehrtengesellschaft. Über 760 gewählte Mitglieder gehören ihr an, und sie berät Politik und Gesellschaft in wissenschaftlichen Fragen. Finanziert wird die Arbeit überwiegend aus Bundesmitteln; für die Jahre 2024 bis 2026 stehen laut Wissenschaftsministerium rund 529 Millionen Euro zur Verfügung. Wer hier arbeitet, tut das oft in der Forschung selbst, als Doktorandin, als Postdoc oder als Principal Investigator mit eigener Gruppe. Eine Einrichtung dieser Größe braucht aber genauso Menschen in der Verwaltung, in der IT, in den Bibliotheken und im technischen Betrieb der Labore. Stellen werden laufend ausgeschrieben, viele davon international über EURAXESS. Als Körperschaft öffentlichen Rechts steht die Akademie unter dem Schutz des Bundes und besteht in dieser Form seit mehr als 175 Jahren.

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