Organisationsassistent*in

Organisationsassistent*in

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wir suchen einen*eine Organisationsassistent*in.

53 Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie

Besetzung ab: 01.10.2026 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Stellen ID: 5992

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Am Institut für Paläontologie ist die Stelle einer Organisationsassistenz im Ausmaß von 20 Wochenstunden zu besetzen. Für die Position suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein, Organisations- und Koordinationsfähigkeit, Teamfähigkeit sowie Kommunikationsstärke.

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird angestrebt.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen uns bei Forschung, Lehre und in der Administration. Sie sind eine Schnittstelle zwischen Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studierenden, Besucher*innen und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
• Sie koordinieren Institutsangelegenheiten mit Serviceeinrichtungen der Universität Wien, z.B. Personalwesen, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement.
• Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Prüfungsverwaltung und Raumverwaltung für die Lehre, allgemeine Raumverwaltung, Korrespondenz, Ablage, Bestellungen und Schlüsselorganisation.
• In der Personaladministration sind sie die Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung, kümmern sich um Ausschreibungen und Bewerbungen, freie Dienstverträge und Werkverträge, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.
• Sie haben die Budgetübersichten über Rechnungen, Kostenstellen, Innenaufträge und die Verwaltung von Investitionsanträgen und sind verantwortlich für deren administrative Abwicklung.
• Sie übernehmen die administrative Betreuung von Forschungsanträgen und -projekten sowie deren Projektabrechnungen.
• Sie unterstützen bei der Organisation von Institutssitzungen, Konferenzen, Gastvorträgen, Workshops, Berufungsvorträgen und organisieren Einladungen, Raumbuchungen, Abrechnungen und Protokolle.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Muss-Kriterien:

• Abgeschlossene einschlägige schulische oder berufliche Qualifikation, z.B. Matura, Berufsreifeprüfung oder eine vergleichbare Ausbildung bzw. langjährige relevante Berufserfahrung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse auf C1-Niveau und Englischkenntnisse auf B2-Niveau in Wort und Schrift.
• Gute MS-Office-Kenntnisse.
• Erfahrung im Verwaltungsbereich.

Von Vorteil sind:

• Erfahrung im Office-Management.
• Erfahrung mit SAP und mit Content-Management, typo3.
• Erfahrung im administrativen universitären Kontext.

Zudem:

• Sie besitzen Teamfähigkeit und soziale Kompetenz.
• Sie pflegen eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten gehören zu ihrer Persönlichkeit.
• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen teils remote arbeiten, Telearbeit innerhalb Österreichs.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 auf Basis Vollzeit, 40h pro Woche, 14x pro Jahr, erhöht sich, wenn Berufserfahrungen angerechnet werden können.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben.
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation, z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium.
• Weitere Unterlagen, wo notwendig.
• Über das Jobportal und den Jetzt-Bewerben-Button.

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Doris Nagel

doris.nagel@univie.ac.at

Bewerbungsfrist: 26.08.2026