Assistenz Bereichsleitung (w/m/x)

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Assistenz Bereichsleitung (w/m/x)

Für einen Kunden im Bereich Energie, Telekommunikation, Mobilität und kommunale Dienstleistungen

Willkommen bei BEKO - Österreichs führendem Anbieter technischer Dienstleistungen. Seit über 50 Jahren arbeitet BEKO an modernen Lösungen und wegweisenden Zukunftsideen für Unternehmen jeder Branche und Größe.

Du sorgst mit deiner strukturierten und verlässlichen Arbeitsweise dafür, dass die Bereichsleitung und das Top-Management im Tagesgeschäft optimal unterstützt werden. In dieser verantwortungsvollen Assistenzfunktion trägst du wesentlich zu reibungslosen Abläufen, einer professionellen Organisation und einer effizienten Zusammenarbeit bei.

Aufgaben

  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen des Top-Managements einschließlich Erstellung und Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen
  • Verlässliche Assistenzunterstützung der Bereichsleitung in der laufenden Büro- und Verwaltungsorganisation
  • Termin-, Fristen- und Korrespondenzmanagement
  • Administrative Aufbereitung und Formatierung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen auf Basis bestehender Inhalte und definierter Vorgaben
  • Durchführung klassischer Assistenzaufgaben wie Arbeitszeiterfassung in SAP, Dienstreiseorganisation und -abrechnung sowie Bestellwesen
  • Pflege, Kontrolle und laufende Aktualisierung von Dokumenten, Übersichtslisten und Ablagestrukturen nach festgelegten Standards
  • Durchführung administrativer Tätigkeiten gemäß definierten Prozessen, Richtlinien und Zuständigkeiten
  • Fallweise Vertretung des Vorstandssekretariats

Profil

Das bringst du mit

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion, idealerweise im Management- oder Konzernumfeld
  • Hohe Genauigkeit sowie eine sorgfältige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
  • Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Outlook, Word und PowerPoint

Das ist von Vorteil

  • Abgeschlossenes FH-Studium
  • SAP-Kenntnisse
  • Erfahrung in der Organisation von Management-Meetings und Gremiensitzungen
  • Erfahrung im Umgang mit konzernweiten Prozessen und Richtlinien

Angebot

  • Kostenlose Weiterbildung an der BEKO Akademie, individuelle Kurse und Seminare
  • Umfangreiches Gesundheitsangebot: Betriebsarzt und Betriebspsychologin, Impfaktionen, Wirbelsäulen-Screening und mehr
  • Sozialleistungen wie private Unfallversicherung oder diverse Betriebsratsförderungen
  • Offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege auf allen Ebenen
  • Spannende Projekte für namhafte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen
  • Gute Erreichbarkeit der BEKO Offices und Kundenstandorte
  • Zeitlich und örtlich flexibles Arbeiten in deinem Home Office
  • Erfolgreicher Start durch ein persönliches Onboarding-Programm
  • Regelmäßige Mitarbeiterevents
  • Vergünstigungen in Gastronomie und Handel
  • Kein All-In-Vertrag: aufgrund moderner Arbeitszeitmodelle kann flexibel Zeitausgleich konsumiert werden
  • Jobradl Bikeleasing - Dienstrad für umweltfreundliche Mobilität
  • Unterstützung beim Antrag des Ingenieur-Titels

Wir bieten ein Gehalt von mindestens 4.000,- Euro brutto auf Basis Vollzeit bei Erfüllung aller Anforderungen. Je nach konkreter Qualifikation und Erfahrung ist eine Bereitschaft zur Überzahlung gegeben.

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BEKO Engineering & Informatik GmbH

Wien

Seit 1966 bringt BEKO Technik und Software für seine Kunden zusammen. Aus dem Wiener Unternehmen ist über die Jahrzehnte eine Gruppe mit 15 Büros in fünf Ländern geworden, die heute unter dem Namen BEKO Solutions auftritt. 2026 wird sie 60 Jahre alt.

BEKO Engineering & Informatik GmbH ist ein Technologiedienstleister mit Sitz in Wien. Das heißt: Andere Firmen holen sich BEKO ins Haus, wenn ein Projekt mehr Köpfe oder spezielles Wissen braucht, als gerade vorhanden ist. Die Arbeit reicht von der Softwareentwicklung über Datenauswertung und KI bis in den klassischen Maschinen- und Anlagenbau. In den Engineering-Projekten konstruieren und automatisieren Ingenieurinnen und Ingenieure Anlagen und Steuerungen, auf der IT-Seite entstehen Anwendungen, Apps und Datenlösungen, dazu kommen Beratung und Projektleitung. Zu den Auftraggebern gehören globale Konzerne ebenso wie junge Start-ups und die öffentliche Verwaltung.

Gearbeitet wird an 15 Standorten in fünf Ländern. In Österreich sitzt BEKO in Wien, Graz, Linz und Hall in Tirol, dazu kommen Büros in Tschechien, Ungarn, der Slowakei und Slowenien. Mehr als 500 Menschen arbeiten für das Unternehmen, eine exakte Zahl nennt es selbst nicht. Die Belegschaft reicht von HTL-Absolventinnen und -Absolventen bis zu erfahrenen Senior-Entwicklerinnen, manche im eigenen Büro, manche direkt beim Kunden vor Ort.

Wer einsteigt, kann verschiedene Branchen und Aufgaben kennenlernen, bevor er sich festlegt. Die Weiterbildung läuft über die BEKO Akademie, deren Kurse abends online oder in den Niederlassungen stattfinden. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Workation und die Möglichkeit eines Sabbaticals gehören zum Angebot. Das bunte BEKO-Logo gilt übrigens als eine der frühen computergenerierten Grafiken Österreichs, Firmengründer Peter Kotauczek entwarf es 1986.

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