Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung Wien Vollzeit

Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung

Als führender Personaldienstleister in Österreich verbinden wir Talente mit passenden Karrieremöglichkeiten. Wir bieten Jobs mit Perspektive, die auf Ihre Qualifikationen und Ziele zugeschnitten sind. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und unserem Netzwerk zu renommierten Unternehmen, um in vielfältigen Branchen und Teams wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
Unser Kunde, ein etabliertes Architekturbüro in Wien, sucht eine professionelle Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). Werden Sie Teil eines Teams, das hochwertige Architektur- und Planungsleistungen erbringt und die Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben entlastet.

Aufgaben & Verantwortung

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Planung, Koordination und Organisation von Terminen sowie Meetings
• Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Auswertungen
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern
• Erstellung regelmäßiger Reports (z. B. Projektstatus, Finanzübersichten und Team-Performance)
• Unterstützung im Rechnungswesen, insbesondere bei der Vorbereitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie der Belegverwaltung
• Strukturierte Verwaltung und Ablage interner Dokumente, Verträge und Berichte

Persönliche Kompetenz & Erfahrung

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Erfahrung im Bereich Buchhaltung bzw. Rechnungswesen von Vorteil
• Hohe Zahlenaffinität sowie Genauigkeit bei Reportings und administrativen Tätigkeiten
• Zuverlässige, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools sowie AI-Anwendungen (z. B. Google Workspace und ChatGPT)
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung sowie ausgeprägtes Lösungsdenken
• Hervorragende Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenz
• Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Organisationstalent sowie sicheres Auftreten – auch im Umgang mit der Geschäftsführung und Führungskräften
• Professionelles Auftreten und Verhandlungsgeschick
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

• Ein langfristiges und stabiles Arbeitsumfeld in einem erfolgreichen Unternehmen
• Ausgezeichnete Zukunftsperspektiven in einer wachstumsstarken Branche
• Mitarbeit in einem engagierten Expertenteam mit internationalem Umfeld
• Ein ausgezeichnetes Betriebsklima sowie attraktive Sozialleistungen und Benefits
• Flexible Anstellung in Vollzeit (38,5 Wochenstunden) oder Teilzeit, je nach Vereinbarung