Executive Assistant (m/w/d)

LINDLPOWER Personalmanagement GmbH
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Executive Assistant (m/w/d)

Arbeitszeit: Vollzeit | Ort: Wien

LINDLPOWER Personalmanagement - ein Kontakt, viele Jobs! Freude - Klartext - Vertrauen - dafür stehen wir!

Unser Auftraggeber ist ein erfolgreiches, inhabergeführtes Finanzdienstleistungsunternehmen mit Sitz in Wien. Seit vielen Jahren begleitet das Unternehmen Investoren, Ärztinnen und Ärzte sowie Freiberufler bei strukturierten Immobilieninvestments. Persönliche Betreuung, langfristige Kundenbeziehungen und höchste Professionalität stehen dabei im Mittelpunkt. Die Unternehmenskultur ist geprägt von kurzen Entscheidungswegen, gegenseitigem Vertrauen und einem hohen Qualitätsanspruch.

Sie sind Organisationstalent, Sparringspartner:in und zentrale Drehscheibe zugleich. Mit Ihrem Gespür für Prioritäten, Ihrer hohen Professionalität und Ihrem Blick fürs Wesentliche halten Sie der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgen dafür, dass Prozesse effizient, strukturiert und reibungslos laufen. Dabei denken Sie mit, handeln eigenverantwortlich und erkennen, wo Unterstützung gefragt ist - oft, bevor sie ausgesprochen wird.

Ihre Aufgaben:

  • Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen
  • Kalender- und Kommunikationsmanagement
  • Klienten- und Partnerkommunikation
  • Termin-, Reise- und Meetingmanagement inklusive Vor- und Nachbereitung
  • Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
  • Koordination interner und externer Ansprechpartner:innen
  • Verantwortung für allgemeine Backoffice- und Office-Management-Aufgaben
  • Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Ablagestrukturen
  • Optimierung und Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe

Ihre Skills:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HBLA, Studium oder vergleichbar)
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Management-Funktion
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint)
  • Ausgezeichnete Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
  • Hohe Organisationsstärke und strukturierte Arbeitsweise
  • Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Auftreten
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • Eigeninitiative sowie Hands-on-Mentalität
  • Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit sind für Sie selbstverständlich

Unser Angebot an Sie:

  • Verantwortungsvolle Vertrauensposition mit großem Gestaltungsspielraum
  • Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
  • Abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem professionellen Umfeld
  • Direkter Einblick in unternehmerische Entscheidungen
  • Wertschätzende Unternehmenskultur und kurze Entscheidungswege
  • Gleitzeit-Regelung für flexible Arbeitszeitgestaltung
  • Moderne Arbeitsmittel und flexible Arbeitsmöglichkeiten
  • Attraktives Jahresbruttogehalt ab EUR 63.000, mit Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung

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LINDLPOWER Personalmanagement GmbH

Goldschmiedgasse 6
1010 Wien
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LINDLPOWER Personalmanagement GmbH

Wien

Mehr als 500 Stellen besetzt LINDLPOWER Personalmanagement Jahr für Jahr in ganz Österreich. Die Personalberatung sucht für Unternehmen die passenden Fach- und Führungskräfte und begleitet den Weg von der Stellenbeschreibung bis zum unterschriebenen Vertrag. Wer hier arbeitet, sitzt in Wien oder Linz und verbringt den Tag damit, Menschen und Berufe zusammenzubringen.

Gegründet wurde das Unternehmen 2002, es ist also seit über zwanzig Jahren am Markt. Heute gehört es zur LINDLPOWER.GROUP und arbeitet von zwei Standorten aus, dem Stammsitz an der Goldschmiedgasse mitten im ersten Wiener Bezirk und einem Büro in Linz. Die Beraterinnen und Berater sind auf einzelne Branchen und Funktionsfelder spezialisiert. Eine Person betreut Positionen in Assistenz und Organisation, eine andere Stellen im Finanzbereich, im Personalwesen oder im Recht. Gesucht wird crossmedial, über Active Sourcing und, wenn eine Schlüsselposition diskret zu besetzen ist, über vertrauliche Direktansprache. Den Ausschlag gibt damit weniger die Masse als die genaue Kenntnis eines Felds.

Einen eigenen Schwerpunkt nennt das Unternehmen Female Capital. Dafür hat es vor mehr als zehn Jahren die nach eigenen Angaben größte österreichische Datenbank mit Frauen für Führungspositionen aufgebaut, um mehr Frauen in die Chefetagen zu bringen. Geleitet wird die Gesellschaft selbst von einer Geschäftsführerin.

Das Team ist klein, laut WKO-Eintrag arbeiten hier rund acht Personen. Wer einsteigt, gehört damit nicht zu einer anonymen Belegschaft. Hinter dem Büro steht zugleich eine Gruppe mit Schwesterfirmen wie LP Experts, LPdigital und LP impact, die von der Digitalbranche bis zu ESG-Jobs reichen. Recruiting, Active Sourcing, Research und Beratung sind die Berufe, die hier zusammenkommen. Über 500 besetzte Stellen pro Jahr zeigen, wie viel Bewegung in dieser Arbeit steckt.

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