Organisationsassistent*in

Organisationsassistent*in

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Gesucht wird ein*eine Organisationsassistent*in an der Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft.

Besetzung ab: 01.11.2026 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Stellen ID: 6118

Wenn Sie für ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team. Die Stelle ist auf ein Jahr befristet mit der Option, das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Befristung in beidseitigem Einverständnis in ein dauerhaftes Dienstverhältnis umzuwandeln.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Der Aufgabenbereich der Stelle umfasst administrative und organisatorische Aufgaben am Institut für Philosophie sowie die Betreuung der allgemeinen Sekretariatsagenden der Professur für Philosophie der Aufklärung und der Moderne von Univ.-Prof. Katharina Kraus und der zugeordneten wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen. Dies bedeutet u.a. verschiedene Formen administrativer Unterstützung bei anfallenden Aufgaben in Forschung und Lehre, bei der Organisation von Tagungen und die Betreuung von wissenschaftlichen Netzwerken und Projekten. Erwartet werden hervorragende organisatorische, kommunikative und sprachliche Fähigkeiten und die Bereitschaft zur Arbeit im Team.

Das machen Sie konkret:

• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
• Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
• Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen in Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei Publikationsprozessen
• Beschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche und Korrespondenz mit Publikationsorganen
• Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit, etwa Webseiten und soziale Medien
• Erstellen und Verwalten von Datenbanken
• u:cris Dokumentation
• Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
• Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, unter anderem für E-Learning und Prüfungen
• Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter
• Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
• Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
• Organisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen und Symposien inklusive Gästebetreuung
• Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow

Ihr Profil:

• Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule oder kaufmännischer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Office-Management, vorzugsweise im wissenschaftlichen oder universitären Kontext
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationskompetenz, Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Genauigkeit
• Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
• Hohe Service- und Lösungsorientierung und Teamfähigkeit
• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse in MS Office, Excel und PowerPoint
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Für die Auswahl vorteilhafte Zusatzqualifikationen und Vorerfahrungen:

• Erfahrung mit E-Learning und mit der Hilfe bei akademischen Lehrveranstaltungen
• Erfahrung in der Abwicklung administrativer Aufgaben, insbesondere im akademischen Bereich
• Gute Fähigkeiten im Entwerfen von Layouts, Flyern, Postern etc.
• Kenntnisse im Rechnungswesen oder in der Budgetierung
• Erfahrung mit SAP und Typo3

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams in einem diversen universitären Umfeld.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Fortlaufende Möglichkeiten, Kompetenzen zu vertiefen, mit einem umfangreichen kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 auf Basis von 40 Wochenstunden erhöht sich, wenn Berufserfahrungen angerechnet werden können.

Gleiche Chancen für alle: Die Universität Wien freut sich über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen, zum Beispiel Lehrabschluss, Matura oder Studium
• Ggf. Dienstzeugnisse
• Über das Jobportal bzw. den Jetzt-Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Katharina Teresa Kraus

katharina.kraus@univie.ac.at

Bewerbungsfrist: 10.09.2026