Organisationsassistent*in

Organisationsassistent*in

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine Organisationsassistent*in.

53 Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie

Besetzung ab: 01.11.2026 | Stundenausmaß: 25,00 | Stellen ID: 6019

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Geographie und Regionalforschung bietet ein dynamisches internationales Arbeitsumfeld.

Als Organisationsassistent*in am Institut für Geographie und Regionalforschung führen Sie Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch, sind in die Organisation von nationalen und internationalen Forschungsprojekten eingebunden und unterstützen in allen administrativen Belangen. Die Arbeitsgruppen des Instituts beschäftigen sich zentral mit der Dynamik von Prozessen in der Gesellschaft, in der Natur und entsprechenden Wechselwirkungen.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet und kann danach bei gegenseitigem Einvernehmen in ein unbefristetes Anstellungsverhältnis übernommen werden.

Das machen Sie konkret:

Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen im Admin-Team des Instituts unterstützen Sie die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Zu Ihren gemeinsamen Aufgaben gehören u.a.:

• Sie organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Sie organisieren Reisetätigkeiten und helfen bei deren Abrechnung.
• Sie unterstützen in der Lehre bei der Vorbereitung von Seminaren und Veranstaltungen.
• Sie unterstützen bei der Planung von Exkursionen und führen deren Abrechnung durch.
• Sie fungieren als eine Ansprechperson für Studierende und übernehmen die Prüfungsadministration.
• Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen, inkl. Lektorat und redaktioneller Bearbeitung wissenschaftlicher Texte.
• Sie übernehmen Agenden der Administration wissenschaftlicher Drittmittelprojekte.
• Sie übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen.
• Sie unterstützen ERASMUS-Studierende und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Sie administrieren Ausschreibungs- und Recruitingprozesse und unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
• Sie betreuen Website-Inhalte, soziale Medien und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
• Sie übernehmen Funktionen in EDV-gestützten Systemen der universitären Administration.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

• Berufserfahrung im Office-Management, vorzugsweise im wissenschaftlichen oder universitären Kontext
• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule oder kaufmännischer Lehrabschluss sowie mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Content Management Systemen wie Typo3 und Social Media
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Hohes Niveau der schriftlichen und mündlichen Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Organisatorische Fähigkeiten, Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
• Kenntnisse der Universitätsstrukturen sind von Vorteil

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen teilweise auch remote innerhalb Österreichs arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 auf Basis Vollzeit, 14-mal pro Jahr, erhöht sich, wenn Berufserfahrungen angerechnet werden können.

Gleiche Chancen für alle: Die Universität Wien freut sich über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation
• Über das Jobportal beziehungsweise den Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte Thomas Glade: thomas.glade@univie.ac.at

Bewerbungsfrist: 11.09.2026