Administrative*r Mitarbeiter*in mit Schwerpunkt Forschung

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Administrative*r Mitarbeiter*in mit Schwerpunkt Forschung

Am Department für Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, Stabsstelle Departmentmanagement der BOKU University / Universität für Bodenkultur Wien kommt es zur Besetzung einer unbefristeten Stelle als Administrative*r Mitarbeiter*in mit Schwerpunkt Forschung.

Referenznummer: 171

Beschäftigungsausmaß: 30 Wochenstunden

Dauer des Dienstverhältnisses: ab 01.11.2026, unbefristet

Einstufung: Univ.-KV, Verwendungsgruppe IIIa

Bruttomonatsgehalt: abhängig von der anrechenbaren Vorerfahrung mindestens EUR 2.069,40, 14-mal jährlich

Ihre Aufgaben

  • Administrative Begleitung von Forschungsprojekten bei Antrags- und Auftragsprojekten
  • Koordination des Informationsflusses zwischen Departmentleitung, Instituten und zentralen Serviceeinrichtungen
  • Unterstützung der internen Abstimmung im Bereich Forschung sowie erste administrative Orientierung, etwa zu Open Science, Open Access oder Forschungsdatenmanagement
  • Formale Prüfung von Projekteinreichungen, Kostenkalkulationen und Fördervorgaben
  • Strukturierte Aufbereitung von Unterlagen und Erstellung präziser Datenauswertungen in Excel
  • Mitwirkung bei Projektabrechnungen und externen Finanzprüfungen
  • Unterstützung bei internen Abläufen und bei der Anwendung universitärer Tools wie FIS und ArgeData
  • Koordination organisatorischer und administrativer Abläufe, insbesondere Besprechungen, Veranstaltungen und laufende Aufgaben
  • Dokumentation von Ergebnissen und strukturierte Nachverfolgung von Themen, Fristen und Unterlagen

Ihr Profil

  • Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene höhere Schulausbildung mit Matura, zum Beispiel HAK, HLW oder gleichwertiger Schulabschluss, jeweils mit relevanter Berufs- bzw. Praxiserfahrung
  • Bewerbungen aus dem kaufmännischen oder administrativen Bereich sowie aus dem Wissenschafts- oder Universitätsumfeld sind willkommen
  • Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
  • Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu organisieren und Prioritäten zu setzen
  • Bereitschaft, Ideen zur Weiterentwicklung administrativer Abläufe einzubringen
  • Ausgeprägtes Zahlenverständnis und Freude an Datenorganisation
  • Sehr gute IT-Anwender*innen-Kenntnisse, insbesondere MS Office
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Serviceorientierte, wertschätzende Kommunikation und Offenheit für unterschiedliche Perspektiven
  • Von Vorteil sind Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe, Erfahrung in der administrativen bzw. finanziellen Abwicklung wissenschaftlicher Projekte inklusive Projektabrechnung, Kenntnisse der österreichischen und internationalen Förderlandschaft sowie Grundkenntnisse in SAP bzw. Rechnungswesen

Was wir bieten

  • Strukturiertes Onboarding und Aufbau von Expertise in universitären Abläufen und Systemen
  • Langfristige Vertiefung und Weiterentwicklung in der Forschungsadministration
  • Arbeit im direkten Umfeld zukunftsweisender, gesellschaftlich relevanter Forschung
  • Kleines, kollegiales Team und wertschätzender Umgang
  • Diversität, Inklusion und Chancengleichheit
  • Gelebtes Gleitzeitmodell und Möglichkeit zu tageweisem Homeoffice
  • Angebote zur betrieblichen Gesundheitsförderung und umfassende Sozialleistungen

Bewerbung

Bewerbungen sind unter Angabe der Referenznummer 171 bis 15.09.2026 an recruiting@boku.ac.at zu richten. Bewerbungsunterlagen sollen in einer einzigen PDF-Datei eingereicht werden.

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An der BOKU in Wien untersuchen Forschende im Wasserbaulabor an der Donau, wie sich Hochwasser bändigen lässt. Andere entwickeln Impfstoffe, prüfen die Sicherheit von Lebensmitteln oder erforschen, wie Wälder dem Klimawandel standhalten. Gegründet 1872, ist die BOKU heute Österreichs Universität für Life Sciences und Nachhaltigkeit. Rund 10.000 Studierende lernen hier, knapp 1.900 Vollzeitkräfte halten Lehre und Forschung in Gang.

Seit Anfang 2025 bündeln sechs Departments die Arbeit der Universität. In den Agrarwissenschaften dreht sich vieles um Boden, Pflanzenbau und Tierhaltung. In der Biotechnologie und den Lebensmittelwissenschaften geht es um Enzyme, Impfstoffe und Lebensmittelsicherheit, im Department Landschaft, Wasser und Infrastruktur um Hochwasserschutz, Verkehrswege und Raumplanung. Dazu kommen die Klima- und Biodiversitätsforschung sowie die Wirtschafts- und Sozialwissenschaften. Naturwissenschaft, Technik und Wirtschaft treffen hier unter einem Dach zusammen. In dieser Kombination ist das in Österreich selten.

Hinter dem Forschungsbetrieb steht ein großer Arbeitgeber. Knapp 1.900 Vollzeitäquivalente zählte die BOKU im Wintersemester 2024/25, gut 1.200 davon in der Wissenschaft. Entsprechend breit sind die Berufe. Neben Professorinnen, Doktorandinnen und Laborpersonal beschäftigt die Universität Technikerinnen im Wasserbaulabor, IT-Fachleute, Gärtnerinnen auf der Versuchswirtschaft in Groß-Enzersdorf und Verwaltungskräfte in der Studienorganisation. Gearbeitet wird an mehreren Standorten: rund um die Türkenschanze und in der Muthgasse in Wien, am Standort Tulln in Niederösterreich und an Außenstellen wie dem Wasserbaulabor an der Donau.

Die Wurzeln reichen bis 1872 zurück, in die Anfänge als Hochschule für Bodenkultur. Der Schwerpunkt auf erneuerbaren Ressourcen ist seither geblieben. International ist die BOKU über die europäische Hochschulallianz EPICUR mit acht weiteren Universitäten verbunden, ein Teil der Studien wird auf Englisch angeboten. Das Jahresbudget lag 2023 bei rund 255 Millionen Euro, etwa 70 Millionen kamen aus Forschungsprojekten. Wer hier arbeitet, forscht an Fragen, die selten an Aktualität verlieren: sauberes Wasser, sichere Lebensmittel, der Umgang mit Boden und Klima. Geleitet wird die Universität von Rektorin Eva Schulev-Steindl.

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