HR-Referent*in & Stellvertretende*r Fakultätsmanager*in

HR-Referent*in & Stellvertretende*r Fakultätsmanager*in

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n HR-Referent*in & Stellvertretende*r Fakultätsmanager*in.

53 Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie

Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb | Stellen ID: 6105

Wenn Sie sich gern mit Verantwortungsbewusstsein, Weitblick und Sorgfalt um grundlegende Ressourcen in einem großen Wissenschaftsbereich kümmern möchten, und das am liebsten sowohl operativ als auch strategisch, dann willkommen im Team.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Kosmos, Erde, Umwelt, Anthroposphäre - das sind die Themenfelder an der Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie. Wir sind erfolgreich in der Forschung, fundiert und zukunftsorientiert in der Lehre, engagiert in Outreach-Aktivitäten und Weiterbildungsangeboten sowie verbunden mit unseren Alumni/ae.

Ihr künftiger Arbeitsplatz wird am Dekanat sein (Josef-Holaubek-Platz 2 / UZA II, 1090 Wien). Dort ist uns die professionelle und serviceorientierte Unterstützung der Wissenschaftler*innen sowie der Kolleg*innen des allgemeinen Personals der Fakultät ein großes Anliegen.

Als HR-Profi kümmern Sie sich um Personalagenden an der Schnittstelle zwischen den Instituten bzw. dem Department unserer Fakultät und zentralen Serviceeinrichtungen der Universität. Als stellvertretende*r Fakultätsmanager*in kommen Sie mit Themen wie Budget, Forschungssupport, IT, Infrastruktur, Kommunikation, Outreach, Drittmittelprojekte, Studium und Lehre sowie Kooperationen in Kontakt.

Das machen Sie konkret:

Als HR-Referent*in

• Sie arbeiten an Personalagenden der Fakultät mit, in die das Dekanat involviert ist, zum Beispiel Koordinierung in Berufungsverfahren, Tenure-Track-Verfahren und bei Stellenausschreibungen, Unterstützung bei der Personalplanung, Koordination Studienassistenzen sowie laufende HR-Agenden.
• Sie kümmern sich um ausgewählte Personalagenden, die die Kolleg*innen am Dekanat betreffen, zum Beispiel Beauftragungen, Zeitmanagement und Stellenausschreibungen.
• Sie kooperieren bezüglich HR-Themen vertrauensvoll mit den Kolleg*innen des Drittmittelservices unserer Fakultät.
• Sie stehen in konstruktivem Austausch mit Schnittstellen in den Instituten, dem Department, zentralen Universitätseinheiten und anderen Dekanaten.

Als stellvertretende*r Fakultätsmanager*in

• Sie übernehmen Agenden der Fakultätsmanagerin bei deren Abwesenheit, insbesondere Themen mit HR-Bezug.
• Sie sind eng involviert in Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen wie Wissenschaftlicher Beirat oder Fakultätskonferenz.
• Sie können im Zuge der Funktionsperioden zur*m stellvertretenden Leiter*in des Dekanats bestellt werden.

Als Teil des Dekanatsteams

• Sie unterstützen die Kolleg*innen am Dekanat bei deren Themen und erhalten umgekehrt Unterstützung von ihnen.
• Sie übernehmen auch Aufgaben, die für den laufenden Betrieb des Dekanats erforderlich sind.
• Sie bringen Ihre Expertise ein und entwickeln diese laufend und eigeninitiativ weiter.

Das bringen Sie mit:

• Einschlägiger Studienabschluss (Bachelor) und/oder Matura bzw. Fachmatura plus mehrjährige relevante Berufserfahrung.
• Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der Wissenschaftsverwaltung oder in ähnlichen Institutionen.
• Erfahrung im HR-Bereich, idealerweise bei einer oder mehreren größeren Institutionen oder Unternehmen.
• Interesse an und Geschick als Generalist*in.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Versiertheit im Umgang mit EDV-Anwendungen sowie Kollaborations- und Kommunikationstools.
• Erfahrungen in der Anleitung von Kolleg*innen oder Mitarbeitenden sind von Vorteil.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, selbständig und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine ausgesprochen hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit und nach Vereinbarung teilweise remote Arbeit innerhalb Österreichs.

Arbeitsklima: Sie werden Teil eines kollegialen Teams mit gegenseitiger Wertschätzung und Unterstützung in einem internationalen Umfeld.

Öffis: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Sie können Ihre Kompetenzen in einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot vertiefen.

Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,30 auf Basis Vollzeit beträgt bei 20 Wochenstunden die Hälfte davon, 14-mal pro Jahr, und erhöht sich bei anrechenbarer Berufserfahrung.

Vertragsdauer: Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Bei gegenseitigem Einvernehmen wird die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angestrebt.

So einfach bewerben Sie sich:

• Lebenslauf auf Deutsch.
• Motivationsschreiben auf Englisch, maximal eine Seite.
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation.
• Möglichst relevante Dienstzeugnisse aus früheren Beschäftigungsverhältnissen.
• Bewerbung über das Jobportal bzw. den Jetzt-Bewerben-Button.

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Astrid Heusmann

astrid.heusmann@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team. Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität.

Bewerbungsfrist: 08.10.2026