Assistenz Business Coordination - Contractor (m/w/d)

Bei Lilly verfolgen wir die Vision, die Gesundheit von Menschen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nachhaltig zu verbessern. Als eines der menschlichsten und kundenfreundlichsten Pharmaunternehmen setzen wir uns für ein innovations- und investitionsfreundliches Umfeld ein, das den Zugang von Patient:innen zu neuen Therapien ermöglicht und langfristig sichert.

Zur Verstärkung des Teams wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Business Coordination (m/w/d) gesucht.

Die Assistenz Business Coordination unterstützt den General Manager und das Leadership Team von Lilly Austria administrativ und koordinativ und sorgt für einen reibungslosen, konsistenten Ablauf der wiederkehrenden Governance-Foren der Affiliate. Die Rolle trifft keine strategischen oder Entscheidungsfragen, sondern stellt sicher, dass die administrativen Mechanismen dahinter organisiert, pünktlich und verlässlich funktionieren. Gesucht wird eine hochorganisierte, proaktive Person, die mehrere Workstreams und Stakeholder gleichzeitig managen kann und mit vertraulichen Informationen umsichtig umgeht.

Hauptverantwortlichkeiten

Governance-Koordination

• Terminierung und Logistik der wiederkehrenden Governance-Foren
• Standardisierung von Format, Vorlagen und Kadenz für einen konsistenten Rhythmus
• Pflege fester Agendapunkte, damit Prioritäten nicht verloren gehen
• Sammeln, Aufbereiten und Formatieren von Unterlagen sowie Sicherstellung des Pre-Read-Prozesses
• Protokollführung, Action-Item-Tracking und Erinnerungen an Verantwortliche
• Pflege des Jahreskalenders für alle Governance-Foren

Administrative Unterstützung

• Laufende administrative Unterstützung für GM und Leadership Team
• Meeting-Logistik in Abstimmung mit dem Meetings-Services-Team

Projekt-Koordination

• Tracking von Timelines, Meilensteinen und Deliverables funktionsübergreifender Projekte
• Pflege einfacher Tracking-Tools wie Status-Tracker und Action Logs
• Konsolidierung von Updates aus mehreren Funktionen zu einem Gesamtstatus für die Führung

Erfolgskriterien

Governance-Foren laufen reibungslos mit klaren Agenden, pünktlichen Unterlagen und dokumentierter Nachverfolgung. Projektstatus ist transparent und Aufgaben werden zuverlässig mit minimaler Aufsicht erledigt.

Ihr Profil

• 3-5 Jahre Erfahrung in Business Coordination, idealerweise im Konzern- oder Matrixumfeld
• Starke Organisationsfähigkeit, hohe Detailgenauigkeit und Multi-Stakeholder-Management
• Sicherer Umgang mit MS Office/Teams und Projekt-Trackern sowie Offenheit für AI-first-Ansätze
• Starkes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Wünschenswert

• Erfahrung als Unterstützung einer Führungskraft oder eines Leadership Teams in Koordination, Projektmanagement oder Executive Assistance
• Erfahrung in Pharma, Healthcare oder einer anderen regulierten Branche
• Kenntnis des österreichischen Geschäftsumfelds

Vergütung und Benefits

Das jährliche Gehaltsband für diese Position beträgt 33.750 bis 68.200 Euro. Vollzeitäquivalente können außerdem für einen Unternehmensbonus, Pensionsplan, Urlaubsleistungen, Gesundheitsleistungen, flexible Benefits, Lebensversicherung, Freistellungen sowie Well-being-Angebote berechtigt sein.

Lilly unterstützt Menschen mit Behinderungen bei der Teilnahme am Arbeitsleben und bietet Unterstützung im Bewerbungsprozess über https://careers.lilly.com/us/en/workplace-accommodation.