Verwaltungskraft (m/w/d) im Caritas Ausbildungszentrum Seegasse

Du liebst Organisation, Kommunikation und Menschen?
Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, du arbeitest gerne selbstständig und möchtest einen neuen Bildungsstandort aktiv mitgestalten?
Dann werde Teil unseres Teams im Caritas Ausbildungszentrum Seegasse (ABZ)!
Im ABZ Seegasse gestalten wir die Zukunft der Pflege und Sozialbetreuung. Unter einem Dach vereinen wir Schule sowie berufliche Aus- und Weiterbildung. Unser Ausbildungszentrum befindet sich im Aufbau und entwickelt sich laufend weiter. Dafür suchen wir eine kommunikative, strukturierte und verlässliche Persönlichkeit, die unser Verwaltungsteam verstärkt und als organisatorische Drehscheibe wesentlich zu einem professionellen und gut funktionierenden Bildungsalltag beiträgt.

Deine Aufgaben

Front Office & Kommunikation

Du bist eine unserer ersten Anlaufstellen – freundlich, verbindlich und mit Überblick

• Du bist Ansprechpartner*in für Auszubildende, Lehrende, Interessent*innen und Besucher*innen
• Du informierst persönlich, telefonisch und per E-Mail über unsere Aus- und Weiterbildungen sowie Fördermöglichkeiten
• Du koordinierst die Kommunikation mit internen und externen Stellen
• Du organisierst den laufenden Telefon-, E-Mail- und Postverkehr sowie Bestellungen und unterstützt bei Protokollen

Schulverwaltung & Ausbildungsorganisation

Gemeinsam mit unseren Lehrgangsleitungen und der Leitung Aus und Weiterbildungen sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles gut organisiert ist

• Du begleitest Auswahlverfahren, Prüfungen und administrative Abläufe rund um unsere Ausbildungen
• Du arbeitest mit unseren Schulverwaltungsprogrammen wie EDWIN, MS Teams, etc.
• Du erstellst Zeugnisse, Bestätigungen und verwaltest weitere schulische Unterlagen
• Du behältst Termine, Fristen und organisatorische Abläufe im Blick und sorgst dafür, dass notwendige Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht, werden

Administration & Standortorganisation

Du unterstützt uns dabei, dass unser Ausbildungszentrum auch organisatorisch gut funktioniert

• Du verwaltest die Handkassa und unterstützt bei Verrechnung, Förderabrechnungen
• Du unterstützt bei der Raumorganisation sowie bei internen Veranstaltungen und Meetings
• Du koordinierst organisatorische Anliegen mit externen Firmen, Lieferant*innen und Handwerker*innen
• Du bist Schnittstelle zu Caritas-internen Servicestellen wie Pflege, IT Facility Management

Koordination & Vernetzung

Unser Ausbildungszentrum wächst – und damit entwickeln sich auch unsere Abläufe und Kooperationen weiter.

• Du unterstützt das duale Leitungsteam bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Standortentwicklung
• Du arbeitest in Abstimmung mit der Leitung mit unseren internen und externen Kooperationspartner*innen zusammen, z. B. dem WAFF.
• Du übernimmst organisatorische Aufgaben selbstständig, hältst Vereinbarungen und offene Punkte nach und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Abläufe ein.

Kommunikation, Website & Social Media

Auch unsere Kommunikation nach außen soll mit dem Ausbildungszentrum weiterwachsen

• Du unterstützt bei der laufenden Aktualisierung unserer Website (Typo3), bei Informationsmaterialien sowie bei Veranstaltungen wie Tagen der offenen Tür oder Messeauftritten
• Du repräsentierst unser Ausbildungszentrum bei ausgewählten Veranstaltungen und informierst Interessent*innen über unsere vielfältigen Aus- und Weiterbildungsangebote.
• Mit der weiteren Entwicklung des ABZ soll auch unser unser Social-Media-Auftritt wachsen. Hier kannst du dich mit Interesse, Ideen und Freude an Kommunikation zunehmend einbringen.

Dein Profil

Was du mitbringen solltest

• Abgeschlossene kaufmännische, administrative oder vergleichbare Ausbildung, z. B. HAK oder HLW, bzw. entsprechende einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in Verwaltung, Organisation oder Administration; Erfahrung im Bildungs-, Schul- oder Kursbereich ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
• Freude an digitalen Tools und die Bereitschaft, dich in Schulverwaltungsprogramme einzuarbeiten
• Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Interesse an Website, digitaler Kommunikation und Social Media – Erfahrung damit ist ein Plus, aber keine Voraussetzung
• Bereitschaft zur Übernahme der Funktion als Brandschutzwart*in und die Absolvierung der erforderlichen Ausbildung
• Freude an Teamarbeit und Identifikation mit den Werten der Caritas

Unser Angebot

– mehr als nur ein Job

Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Mit echter Mitgestaltung in einem engagierten Team und der Möglichkeit, einen wachsenden Bildungsstandort aktiv mitzuentwickeln.

Faire Entlohnung & attraktive Benefits
Gehalt je nach Ausbildung und Berufserfahrung:

• für 20 Wochenstunden: € 1.498,54 bis € 1.730,27 brutto
• für 25 Wochenstunden: € 1.873,18 bis € 2.162,84 brutto

Lebensmittelgutscheine & Kinderzuschüsse

Nachhaltigkeit & Mobilität
Zuschuss bis € 506,40 pro Jahr für Öffi-Jahreskarte oder Klimaticket nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr.

Entwicklung & Weiterbildung
Bezahlte Fort- und Weiterbildungen und aktive Unterstützung deiner beruflichen Entwicklung.

Mehr Zeit für dich
Zwei zusätzliche Urlaubstage ab dem 2. Dienstjahr sowie drei zusätzliche freie Tage: Karfreitag, 24.12. und 31.12.

Umfassende Gesundheitsförderung

#jobsmitsinn

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Organisation beitragen. Dies umfasst für uns insbesondere die Dimensionen Behinderungen, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, sexuelle Orientierung und geschlechtliche Identität. Mitarbeiter*innen mit Behinderung werden bei uns durch unsere Behindertenvertrauenspersonen und das Ability Management begleitet und unterstützt. Klick einfach auf „Jetzt bewerben!“ und übermittle uns deine Unterlagen.