Executive Assistant (m/w/d) Dynamisches Unternehmensumfeld | umfangreiche & vertrauensvolle Verantwortung Wien Vollzeit/Teilzeit€ +

SCHULMEISTER Management Consulting GmbH
German FlagAT
Feedback geben
shareIconshareIconprinterIcon

Was Sie verantworten:

  • Sie übernehmen die persönliche und organisatorische Unterstützung eines Business Unit Leiters und fungieren als zentrale Anlaufstelle für administrative und koordinative Agenden im Tagesgeschäft.
  • Das vorausschauende Management des Terminkalenders und die dementsprechende Organisation zählen zu Ihren wesentlichen Aufgaben. Dabei priorisieren Sie Termine eigenständig und finden auch bei kurzfristigen Änderungen rasch passende Lösungen.
  • Für einen definierten Unternehmensbereich übernehmen Sie eine koordinierende Funktion und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss sowie effiziente Abläufe innerhalb der Abteilung.
  • Zudem verantworten Sie kaufmännische Agenden für den Bereich und unterstützen bei Budgetplanung, Forecasts, laufender Kontrolle und dem Monitoring relevanter Entwicklungen.
  • Im Hinblick auf das Personalmanagement begleiten Sie administrative HR-Themen und unterstützen unter anderem bei Onboarding-Prozessen sowie weiteren organisatorischen Aufgabenbereichen.
  • Ein gutes Gespür für die Anliegen Ihres Vorgesetzten und des Teams hilft Ihnen dabei, relevante Themen frühzeitig wahrzunehmen, aufzugreifen und gemeinsam mit den zuständigen Ansprechpartner:innen zu bearbeiten.
  • Des Weiteren bringen Sie sich tatkräftig in der Weiterentwicklung der internen Prozesse und Strukturen ein und übernehmen die Anleitung und Umsetzung kleinerer Projekte auch selbst.
  • In Ihrer Schnittstellenfunktion stellen Sie eine verlässliche Kommunikation sicher und pflegen ebenfalls den Austausch mit anderen Assistenzfunktionen und Stakeholdern innerhalb der Gruppe.

Was Sie auszeichnet: 

  • Sie bringen langjährige Erfahrung in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion mit und sind es gewohnt, eigenständig Prioritäten zu setzen und auch bei hoher Dynamik den Überblick zu behalten.
  • Eine kaufmännische Ausbildung bzw. Studium wird klar präferiert; Interesse hinsichtlich kaufmännischer Agenden ist jedenfalls unabdinglich.
  • Mit ihren verhandlungssicheren Deutsch- und Englischkenntnissen und Ihrem aufgeschlossenen, kommunikativen Naturell verfügen Sie über ein sehr gutes Auftreten.
  • Ein routinierter Umgang mit den MS365-Produkten sowie Offenheit für den Einsatz moderner digitaler Tools und KI-Anwendungen wird vorausgesetzt.
  • Ausgeprägter Hausverstand, vorausschauendes Mitdenken und eine proaktive Arbeitsweise zeichnen Sie ebenso aus wie die Fähigkeit, selbstständig Handlungsbedarf zu erkennen.
  • Sie denken lösungsorientiert und pragmatisch und finden auch bei kurzfristigen Veränderungen rasch passende und umsetzbare Lösungen.
  • Im Umgang mit Ihren Verantwortungsbereichen agieren Sie stets loyal, diskret und absolut vertrauensvoll und verfügen über das notwendige Fingerspitzengefühl für persönliche und situative Bedürfnisse.

Was Sie erwartet: 

  • Es erwartet Sie ein sicherer Arbeitsplatz in einer international erfolgreichen Unternehmensgruppe, in dem respektvoller Umgang, Wertschätzung und Zusammenhalt aktiv gelebt werden.
  • Flexible Arbeitszeiten ermöglichen Ihnen eine eigenverantwortliche und ausgewogene Gestaltung Ihres Arbeitsalltags.
  • Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung wird durch individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und gezielte Entwicklungsangebote unterstützt.
  • Im Bereich Gesundheit und Prävention stehen Ihnen verschiedene Angebote wie Gesundheitschecks und arbeitsmedizinische Betreuungsangebote zur Verfügung.
  • Darüber hinaus profitieren Sie von attraktiven Mitarbeitervergünstigungen sowie firmeneigenen Parkmöglichkeiten.
  • Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung erwartet Sie ein absolut Markt-gerechtes Jahresbruttogehalt ab € 60.000,-- mit entsprechender Bereitschaft zur (auch deutlichen) Überzahlung.
•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
€ 60.000 +
•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

Ihr zukünftiger Arbeitgeber:

Bei unserem Auftraggeber handelt es sich um eine erfolgreiche Unternehmensgruppe im technischen Umfeld mit Unternehmenssitz in 1120 Wien. Die Unternehmenskultur ist von wertschätzendem Miteinander und Teamspirit geprägt, gleichzeitig punktet das Unternehmen mit wirtschaftlicher Stabilität und höchst professionellen Strukturen und Abläufen.

Die beschriebene Position kommt im Vollzeit-Ausmaß zur Besetzung, wobei alternativ auch ein Teilzeit-Beschäftigungsverhältnis ab 30 Wochenstunden möglich ist.

SHARE  

Clemens Riebl
Personalberatung

Wien

office@schulmeister-consulting.com

Jetzt bewerben
Bewerben

Hauptstandort

Random Phone Number
randomemail@example.com

Ansprechpartner

Klicke hier,
um mit der Karte zu interagieren.

Hauptstandort

SCHULMEISTER Management Consulting GmbH

Schottengasse 6-8/2.OG
1010 Wien
Österreich

SCHULMEISTER Management Consulting GmbH - image

SCHULMEISTER Management Consulting GmbH

Wien

Wer in Österreich eine Stelle in Buchhaltung, Controlling oder im Finanzwesen sucht, stößt früher oder später auf SCHULMEISTER. Das Wiener Beratungshaus bringt seit rund 25 Jahren Fach- und Führungskräfte mit Unternehmen zusammen, die genau solche Qualifikationen brauchen. Die Spezialisierung ist eng, der Anspruch hoch. Und das macht den Arbeitsplatz für alle interessant, die im Recruiting fachlich tief gehen wollen statt breit über alle Branchen.

SCHULMEISTER Management Consulting GmbH ist eine spezialisierte Personalberatung und Personalvermittlung mit Sitz in der Wiener Schottengasse. Im Kern geht es um Vermittlung. Ein Unternehmen sucht etwa eine Bilanzbuchhalterin oder einen Leiter Controlling, und die Beraterinnen und Berater finden, prüfen und begleiten passende Kandidatinnen und Kandidaten bis zur Unterschrift. Begonnen hat das Haus im Finanzbereich, von der laufenden Buchhaltung über Bilanzierung und Banking bis zu Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Seit 2015 kamen technische Felder dazu, heute vermittelt Schulmeister auch in IT, Engineering und Immobilien. Besetzt wird quer durch alle Ebenen, vom Berufseinstieg nach Schule oder Studium bis zur C-Level-Position.

Neben Wien gibt es Büros in Linz, Graz und Salzburg sowie eine Niederlassung in Prag. Geführt wird das Unternehmen von einem mehrköpfigen Team rund um Gründer und Geschäftsführer Matthias Schulmeister, im Firmenbuch ist es als GmbH am Handelsgericht Wien eingetragen. Nach eigenen Angaben besetzt Schulmeister über 500 Positionen im Jahr, arbeitet mit mehr als 1.600 Kundenunternehmen zusammen und greift auf eine Datenbank von über 200.000 Profilen zu (schulmeister-consulting.com, abgerufen Juni 2026). Eine exakte Gesamtmitarbeiterzahl veröffentlicht die Firma nicht; das Team auf der Über-uns-Seite umfasst rund vierzig Personen.

Für den Arbeitsplatz selbst zählt vor allem eines: Wer hier als Personalberaterin oder Personalberater anfängt, arbeitet in einem klar umrissenen Fachgebiet und bei Kollegen, die ihre Branche oft aus eigener Berufserfahrung im Finanzbereich kennen. Dazu kommen Rollen abseits der Beratung, etwa im Office Management, in der Projektassistenz, in der IT und in der Verwaltung. Die Qualität der Arbeit wird auch von außen wahrgenommen. Der ÖGVS bewertete Schulmeister 2024/2025 als Top-Personalberatung in der Kategorie Kundenzufriedenheit, und auf kununu kommt das Unternehmen nach eigener Darstellung auf 4,7 von 5,0 Punkten aus über 400 Bewertungen. Mehr als zwei Jahrzehnte am Markt, fünf Standorte, ein eng besetztes Fachthema.

Klicke hier,
um mit der Karte zu interagieren.

Hauptstandort

SCHULMEISTER Management Consulting GmbH

Schottengasse 6-8/2.OG
1010 Wien
Österreich