LINDLPOWER Personalmanagement - one Contact, more Jobs!  Joy – Transparency – Trust 

this is what we stand for!

Wir bieten eine sinnerfüllende spannende Tätigkeit als Assistent/-in des Governor/Governorin einer internationalen Non-Profit Organisation, abwechslungsreiche Aufgaben und anspruchsvolle Kommunikation und individuellen Stunden.

Sie führen das Distriktsoffice und betreuen das Distriktsteam im digitalen Kommunikationsbereich (Polaris), organisieren spannende Veranstaltungen mit und sind ein Bindeglied zwischen Menschen und den Mitgliedern, den Clubs und der Organisation.

Neugierig, flexibel, menschenfreundlich, einsatzbereit, selbständig und sozial kompetent, verbinden Sie Menschen aller Altersgruppen mit exzellenten beruflichen Lebenswegen. 

Sie unterstützen unser Streben, die Welt ein bisschen besser zu machen.

Ihre Aufgaben:

Büro:

• Sie führen das Distriktsoffice - zwischen Mensch & den Mitgliedern  -  (Überwachung, Aufnahme, Behandlung und/oder Weiterleitung) eingehender Distriktsanfragen via versch. Medien (E-Mail, Telefon, Brief, Internet, Social Media )
• Vor-, Aufbereiten und Erledigung der Distriktskorrespondenz, Unterstützung bei Präsentationen etc. soweit mit Governor/Governorin abgestimmt 
• Aktualisierung des Distriktskalenders inkl. Terminvereinbarungen für Meetings und Veranstaltungen, Erinnerungsfunktion 
• Aktualisierung ausgewählter Internetbereiche  
• Reisearrangements des Governor/Governorin
• Protokollführung für Governor:inmeetings
• Kommunikation in Deutsch und Englisch

Informationsbearbeitung

• Polaris als Datenbanksystem verwalten und bespielen, Aussendungen, Informationen in Polaris, Updates und Webpagepflege, Aussendungen für Informationszweck gestalten (Governor/Governorin, Chairs, Distriktsteams)
• Webpageservice: Vorbereiten, Hochladen von diversen (graph. Design von) Einladungen
• Auswertungen nach Bedarf in Polaris (Excel)
• Dokumentation der Ablagesystematik
• Social Media Posts (Instagram und Facebook)
• Research: Sammeln notwendiger Informationen und Unterlagen Aufbereitung von Informationen, Berichten, Dokumenten für den/die Governor/Governorin und den Distrikt
• Sicherstellen und Durchführen der Distriktsverwaltung
• Sicherstellen und Durchführen des Distriktsablagesystems
• Betriebssicherstellung für Datenbanken, Ablagesysteme

Veranstaltungen:

• Organisation interner/externer Veranstaltungen: Teilnahme bei Veranstaltungen, Veranstaltungskalender pflegen, Online-Veranstaltungen anlegen
• Kontaktaufnahme und –pflege mit internen und externen Distriktsgesprächspartnern:innen
• Bei Terminkoordination Unterstützung des Distriktes
• Mündliche und Schriftliche Kommunikation
• Koordination für Übersetzungen für BiH 

Bürobetrieb:

• Betrieb & Aufrechterhaltung notwendiger Büroinfrastruktur, Lager für Rollups, Folder, Merchandising organisieren 
• Einhaltung von Bürozeiten, Reservierung von Meetingräumen Schriftverkehr für Anfragen
• Vorbereitung von kurzen Impulsen (Erfahrung mit ChatGPT)
• Mitgliederkontakt: Weiterleitung und Unterstützung der Mitglieder bei Fragen

Datenschutz und Datensicherheit:

• Verschwiegenheit Datenschutz
• Sicherheit Aussendungen zu DSGVO durchführen
• Dokumentation

Ihre Kenntnisse und Anforderungen: 

• Erfahrung im Office Management, Ausbildung Bürokaufmann/-frau, Matura
• Sehr gute MS Office 365 Kenntnisse, Canva, gutes Auge für Gestaltung diverser Unterlage
• Veranstaltungsorganisation  
• Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, (BKS als Option)
• Flexibilität, selbständig arbeiten  
• hohe Kundenorientierung
• Lernbereitschaft 
• Kenntnisse und Erfahrung mit Social Media (Facebook, Instagram) 
• Arbeitszeiten Gleitzeit, 25-30 Stunden, Homeoffice teilweise möglich

Langfristige Anstellung gewünscht – eine ideale Gelegenheit für eine engagierte Persönlichkeit mit Sinn für gehobene Etikette und in einem sehr angenehmen und wertschätzenden Umfeld. 

Gehalt: € 2.500 Brutto/Monat (auf Basis Vollzeit)