Executive Office Assistant (m/w/d)

Gestalten Sie den Aufbau einer neuen internationalen Organisationseinheit mitStandort: Wien | Internationales Industrieumfeld | Direkte Zusammenarbeit mit dem Top-Management
Für ein weltweit tätiges Technologie- und Industrieunternehmen suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die Organisation nicht nur verwaltet, sondern aktiv mitgestaltet.
Im Zuge einer internationalen Transformation entsteht in Wien eine neue globale Organisationseinheit, in der zentrale Unternehmensfunktionen gebündelt und über Ländergrenzen hinweg weiterentwickelt werden. In dieser verantwortungsvollen Schlüsselrolle arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung sowie internationalen Führungskräften zusammen und sorgen dafür, dass aus strategischen Entscheidungen klare Prioritäten, funktionierende Abläufe und konkrete Ergebnisse entstehen.
Dabei erwartet Sie keine klassische Assistenzposition. Sie agieren als organisatorische Drehscheibe, vertrauensvolle Ansprechperson und operativer Business Partner des Managements.

• Sie strukturieren und koordinieren das operative Tagesgeschäft der Geschäftsführung und schaffen auch in einem dynamischen, internationalen Umfeld Klarheit und Verbindlichkeit.
• Sie steuern Termine, Prioritäten und Entscheidungsprozesse und behalten dabei sowohl operative Details als auch übergeordnete Zusammenhänge im Blick.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Funktionen, Ländern und internationalen Stakeholdern.
• Sie bereiten Managementinformationen, Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen professionell auf.
• Sie unterstützen bei der Analyse von Finanz- und HR-Kennzahlen sowie beim Budget-, Kostenstellen- und Maßnahmencontrolling.
• Sie verfolgen vereinbarte Maßnahmen konsequent nach und sorgen dafür, dass Entscheidungen in die Umsetzung gelangen.
• Sie führen interne und externe Korrespondenz souverän und bewegen sich sicher auf unterschiedlichen Hierarchieebenen.
• Sie koordinieren externe Dienstleister und übernehmen organisatorische Themen rund um den Wiener Standort.
• Sie begleiten bereichsübergreifende Projekte und Sonderthemen, unter anderem in den Bereichen Finance, Human Resources, Digital Technologies und Qualitätsmanagement.
• Sie wirken aktiv bei der Entwicklung neuer Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen mit.